{"id":4216,"date":"2023-10-31T14:21:57","date_gmt":"2023-10-31T13:21:57","guid":{"rendered":"https:\/\/www.appointmed.com\/blog\/?p=4216"},"modified":"2023-11-06T12:50:02","modified_gmt":"2023-11-06T11:50:02","slug":"praxis-organisation-management","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.appointmed.com\/blog\/praxis-organisation-management","title":{"rendered":"Praxisorganisation und Verwaltung: 10 Tipps f\u00fcr die top Organisation in Deiner Praxis"},"content":{"rendered":"<p>In diesem Blogartikel verraten wir Dir 10 wertvolle Tipps f\u00fcr die Organisation Deiner Praxis. Wir gehen genauer auf die Faktoren ein, die bei einer guten Praxisorganisation ber\u00fccksichtigt werden sollten. Denn es hei\u00dft, je besser die Organisation, desto zufriedener die Patientinnen und Patienten. Aber was versteht man eigentlich unter gutem Praxismanagement?<\/p>\n<h2>Praxisorganisation: Bedeutung und Definition<\/h2>\n<blockquote><p>Bei der Praxisorganisation geht es darum, die Leitung und Organisation einer Therapiepraxis strukturiert, zielgerichtet und effizient auszurichten.<\/p><\/blockquote>\n<p>Das bedeutet, alle Arbeitsabl\u00e4ufe und Ma\u00dfnahmen, die einer erfolgreichen Praxisf\u00fchrung zugutekommen, richtig zu ordnen. Das gilt nicht nur f\u00fcr eine Arztpraxis, sondern auch f\u00fcr eine Therapiepraxis. Ein gutes Praxismanagement f\u00fchrt zu einer einfacheren Terminplanung und k\u00fcrzeren Wartezeiten, was sich unter anderem positiv auf die Zufriedenheit Deiner PatientInnen auswirkt.<\/p>\n<p>Genauso wie andere UnternehmerInnen m\u00fcssen auch TherapeutInnen, die eine Praxis f\u00fchren, Geld verdienen, damit wirtschaften und es richtig investieren. Bei einer guten Praxisorganisation <strong>m\u00fcssen Ausgaben, Einnahmen und der daraus resultierende Gewinn laufend verglichen werden<\/strong>, aber dazu mehr sp\u00e4ter.<\/p>\n<h3>Bestandteile der Praxisorganisation<\/h3>\n<p>Der Begriff Praxisorganisation ist vielf\u00e4ltig und umfasst viele Bereiche:<\/p>\n<ul>\n<li>Optimierung von Arbeitsabl\u00e4ufen<\/li>\n<li>Gutes Zeitmanagement<\/li>\n<li>Personalf\u00fchrung (Urlaubsplanung, Motivation)<\/li>\n<li>Ausrichtung der Organisation (Vision, Wertvorstellungen)<\/li>\n<li>Organisation der PatientInnen (Terminplanung, Reduzierung von Versp\u00e4tungen &amp; Ausf\u00e4llen, Ablauf des Besuchs)<\/li>\n<li>Finanzcontrolling (Einnahmen, Ausgaben)<\/li>\n<\/ul>\n<p>Es ist also einiges zu beachten, wenn Du Deine Praxis top organisieren und verwalten m\u00f6chtest.<\/p>\n<h2>10 Tipps am Weg zur top-organisierten Praxis<\/h2>\n<p>Wir haben f\u00fcr Dich 10 wichtige Tipps zusammengefasst, die Dir <strong>am Weg zu Deiner pers\u00f6nlichen, perfekten Praxisorganisation<\/strong> weiterhelfen sollen.<\/p>\n<h3>1. Strukturierte Terminplanung f\u00fcr kurze Wartezeiten<\/h3>\n<p>Plane genau, welche Termine wie viel Zeit ben\u00f6tigen. Dies kannst Du nur sch\u00e4tzen, aber je mehr Erfahrung Du damit hast, desto pr\u00e4ziser werden die gesch\u00e4tzten Zeiten. Erstelle daf\u00fcr verschiedene Termintypen, zum Beispiel einen f\u00fcr k\u00fcrzere Kontrolluntersuchungen und einen f\u00fcr komplizierte Behandlungstermine, um besser kalkulieren zu k\u00f6nnen.<\/p>\n<h4>Einf\u00fchrung der Online-Terminbuchung<\/h4>\n<p>F\u00fchre nach M\u00f6glichkeit eine <a href=\"https:\/\/www.appointmed.com\/online-terminvereinbarung\">Online-Terminbuchung<\/a> ein. Die M\u00f6glichkeit, Termine online buchen zu k\u00f6nnen, entlastet das Empfangspersonal und stellt gleichzeitig einen wertvollen Service f\u00fcr Patientinnen und Patienten dar, der besonders von J\u00fcngeren gesch\u00e4tzt wird. Laut einer im M\u00e4rz 2019 durchgef\u00fchrten Online-Befragung des Marktforschungsinstituts Dynata, haben Online-Terminvergabesysteme Einfluss bei der wahl der Therapeutin oder des Therapeuten. Ein Faktor, der laut der Befragung den PatientInnen am wichtigsten war, ist offenbar die hohe Flexibilit\u00e4t. Um mit Deiner Praxis also weiterhin am Ball zu bleiben, ist ein Online-Terminbuchungssystem sehr wichtig.<\/p>\n<h4>Puffer f\u00fcr Notf\u00e4lle<\/h4>\n<p>Bei den Terminvergaben sollte au\u00dferdem ein Puffer f\u00fcr Notf\u00e4lle einkalkuliert werden. Mit wie vielen Notf\u00e4llen kalkuliert werden soll, kann ganz einfach ermittelt werden. Du ermittelst zB mit einer Strichliste, wie viele Notf\u00e4lle innerhalb von 4 Wochen auftreten. Mithilfe dieses Durchschnittswerts kannst Du auch die kommenden Wochen kalkulieren. Wichtig hierbei ist auch die rollierende Kontrolle, um gegebenenfalls die \u00c4nderung der Anzahl an Notf\u00e4llen rechtzeitig ber\u00fccksichtigen zu k\u00f6nnen.<\/p>\n<h3>2. Dringlichkeit von \u201eNotf\u00e4llen\u201c abwiegen<\/h3>\n<p>Viele PatientInnen missbrauchen das Wort \u201eNotfall\u201c, um die Wartezeit auf einen Termin zu umgehen oder zu verk\u00fcrzen. <strong>Weise PatientInnen ausdr\u00fccklich darauf hin, dass nur ernste Notf\u00e4lle vorgezogen werden k\u00f6nnen.<\/strong> Gehe einen Fragebogen durch, der eruiert, ob der vermeintliche Notfall wirklich dringlich ist. Ganz verhindert werden k\u00f6nnen die unwahren Notf\u00e4lle nicht, aber die genannten Ma\u00dfnahmen f\u00fchren zumindest zu einer Reduzierung dieser F\u00e4lle.<\/p>\n<h3>3. P\u00fcnktlichkeit und Termineinhaltungen erh\u00f6hen<\/h3>\n<p>F\u00fchre Ma\u00dfnahmen ein, die die P\u00fcnktlichkeit und Termineinhaltung von PatientInnen unterst\u00fctzen. Das <a href=\"https:\/\/www.appointmed.com\/terminerinnerungen-fuer-patienten\">Versenden von Erinnerungs-SMS und \/ oder E-Mails<\/a> am Vortag mit einer Terminerinnerung reduziert Ausf\u00e4lle. In Ausnahmef\u00e4llen k\u00f6nnen PatientInnen auch telefonisch an den Termin erinnert werden, dies sollte aufgrund des Zeitaufwands aber eher vermieden werden.<\/p>\n<h3>4. Besserer Informationsfluss bedeutet weniger Unmut<\/h3>\n<p>Falls sich durch Notf\u00e4lle trotzdem Verschiebungen in der Terminplanung ergeben, ist es essentiell, die PatientInnen dar\u00fcber in Kenntnis zu setzen. Generell gilt, umso mehr Informationen Du preisgibst, desto mehr Raum gibst Du den PatientInnen, ein Verst\u00e4ndnis daf\u00fcr aufzubringen.<\/p>\n<blockquote><p>Sei also ehrlich, wenn es zu Terminverschiebungen kommt und kommuniziere dies direkt an die Patientinnen und Patienten.<\/p><\/blockquote>\n<p>Gib ihnen bei l\u00e4ngeren Wartezeiten die M\u00f6glichkeit, zwischendurch Erledigungen zu machen. In diesem Fall sollte aber ein fester Zeitpunkt f\u00fcr die R\u00fcckkehr in die Praxis genannt werden, um ein \u00fcberf\u00fclltes Wartezimmer zu vermeiden. <strong>Je besser der Informationsfluss ist, desto weniger Unmut wird bei PatientInnen erzeugt<\/strong>, was wiederum die allgemeine Zufriedenheit erh\u00f6ht.<\/p>\n<h3>5. Strukturen und Abl\u00e4ufe etablieren<\/h3>\n<p>Gute Strukturen und Abl\u00e4ufe sind ma\u00dfgeblich f\u00fcr ein gutes Praxismanagement. Lege einheitliche Strukturen fest, wie PatientInnen in der Praxis empfangen werden sollen. Definiere, wie der genaue Ablauf bei der Anmeldung aussieht und was hier beachtet werden muss. \u00dcberpr\u00fcfe regelm\u00e4\u00dfig, ob alle Strukturen und Abl\u00e4ufe effizient sind oder ob sie verbessert werden k\u00f6nnen.<\/p>\n<blockquote><p>H\u00f6re dabei auch auf das Feedback Deiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.<\/p><\/blockquote>\n<h4>Der Mensch ist ein Gewohnheitstier<\/h4>\n<p>Wir Menschen sind Gewohnheitstiere und wollen immer gleiche Abl\u00e4ufe. Wenn PatientInnen wissen, was sie bei jedem Besuch in Deiner Praxis erwarten k\u00f6nnen, <strong>f\u00fchlen sie sich sicher und haben weniger Stress<\/strong>. Klare und strukturierte Abl\u00e4ufe k\u00f6nnen Unsicherheiten reduzieren. Die Einhaltung etablierter Abl\u00e4ufe vermittelt den PatientInnen Ordnung und Verl\u00e4sslichkeit, was wiederum das Wohlbefinden erh\u00f6ht.<\/p>\n<h3>6. Achte auf eine gute Personalf\u00fchrung<\/h3>\n<p>Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einer Praxis tragen ma\u00dfgeblich zu einem guten Praxismanagement bei und sind der Kern davon. Achte auf eine gute Personalf\u00fchrung, um die Effizienz, Zufriedenheit des Teams und die Qualit\u00e4t der Versorgung Deiner Patientinnen und Patienten sicherzustellen. Bereiche, Aufgaben und Verantwortlichkeiten sollten klar aufgeteilt und definiert werden. F\u00f6rdere die Zusammenarbeit des Teams mit Team-Events und After-Work-Veranstaltungen. Denn eine gute Zusammenarbeit f\u00fchrt zu einer besseren Versorgung der PatientInnen. Au\u00dferdem verringern zufriedene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Fluktuationsrate, was Zeit- und Kosteneinsparung bedeutet.<\/p>\n<p>Achte auch darauf, einen ordentlichen Dienstplan zu erstellen, um Engp\u00e4sse zu vermeiden oder zumindest rechtzeitig einkalkulieren zu k\u00f6nnen.<\/p>\n<h3>7. Bedeutung von Zufriedenheit Deiner Patientnnen und Patienten<\/h3>\n<p>Stelle die Bed\u00fcrfnisse und Zufriedenheit Deiner PatientInnen an oberste Stelle.<\/p>\n<blockquote><p>Zufriedene Patientinnen und Patienten kommen wieder und empfehlen die Praxis weiter.<\/p><\/blockquote>\n<p>Kundenzufriedenheit hat au\u00dferdem einen bedeutsamen Einfluss auf den Erfolg Deiner Praxis.<\/p>\n<h3>8. Klare Ausrichtung der Praxisorganisation<\/h3>\n<p>Eine klare Ausrichtung in Richtung Vision und Wertvorstellungen f\u00fchrt zu motivierten MitarbeiterInnen sowie zur Effizienzsteigerung. Eine klare Ausrichtung hilft bei der langfristigen Planung und dem Wachstum der Praxis. Alle Aufgaben sollten an der Vision ausgerichtet sein. Dar\u00fcber hinaus unterst\u00fctzen klare Wertvorstellungen die Kundenbindung, sofern sich Patientinnen und Patienten damit identifizieren k\u00f6nnen.<\/p>\n<h3>9. Vernachl\u00e4ssige nicht den pers\u00f6nlichen Aspekt<\/h3>\n<p>Eine Fotowand zur Vorstellung des Praxis-Teams wirkt sympathisch und schafft Vertrauen bei den PatientInnen. In einer <a href=\"https:\/\/www.appointmed.com\/software-fuer-die-gemeinschaftspraxis\">Gemeinschaftspraxis<\/a> vermitteln Namensschilder f\u00fcr Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einen ordentlichen und organisierten Eindruck.<\/p>\n<h3>10. Rollierende Kontrolle Deiner Ein- und Ausgaben<\/h3>\n<p>Das sogenannte Controlling ist sehr wichtig f\u00fcr Deine Praxis, <strong>um die Wirtschaftlichkeit beurteilen zu k\u00f6nnen<\/strong>. Mithilfe von Soll-\/Ist-Vergleichen kannst Du Zeitr\u00e4ume beurteilen und somit Schwachstellen fr\u00fchzeitig erkennen und beheben. Du kannst damit beurteilen, ob die Kosten in bestimmten Bereichen zu hoch sind und reduziert werden k\u00f6nnen. Au\u00dferdem bietet das Praxiscontrolling eine Grundlage f\u00fcr wirtschaftliche Entscheidungen.<\/p>\n<p>Denn: Wirtschaftliche Entscheidungen \u201eaus dem Bauch heraus\u201c sind meist keine gute Idee.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>In diesem Blogartikel verraten wir Dir 10 wertvolle Tipps f\u00fcr die Organisation Deiner Praxis. Wir gehen genauer auf die Faktoren ein, die bei einer guten Praxisorganisation ber\u00fccksichtigt werden sollten. Denn es hei\u00dft, je besser die Organisation, desto zufriedener die Patientinnen und Patienten. 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