Datenschutz in der Praxis: Alles Wichtige im Überblick

Datenschutz ist ein wichtiges Thema. Und es wird noch einmal wichtiger, wenn es – wie im Gesundheitsbereich – um sensible und besonders schützenswerte Daten von Patienten und Patientinnen geht. In diesem Artikel haben wir alle Informationen gesammelt, die für Praxen wichtig sind.

Warum ist Datenschutz in der Praxis so wichtig?

Dafür gibt es zwei Gründe:

1. Einerseits geht es darum, das Vertrauen von PatientInnen zu wahren. Ob PhysiotherapeutIn, LogopädIn oder HeilmasseurIn – die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist ein wichtiger Faktor für Vertrauen, Integrität und Privatsphäre.
2. Aber auch rechtliche Aspekte sind hier ein wichtiger Punkt. Praxen müssen bei der Speicherung und Verarbeitung von Daten gewisse rechtliche Anforderungen erfüllen, um nicht mit dem Gesetz in Konflikt zu geraten.

Was brauche ich, um Daten verarbeiten zu dürfen?

An erster Stelle bei der Verarbeitung von Daten steht die Zustimmung Deiner PatientInnen. Ohne diese darfst Du keine Daten erfassen oder verarbeiten.

Außerdem dürfen immer nur wirklich notwendige Daten erfasst werden. Notwendig sind für eine Praxis die Daten, die Du für den Behandlungsvertrag oder die gesetzliche Dokumentationspflicht brauchst.

Du solltest Deine PatientInnen also darüber aufklären, welche Daten Du sammelst, warum, was damit geschieht und wie lange Du sie speicherst. Am besten geht das über Einwilligungserklärungen.

❗️ Übrigens: Deine PatientInnen haben das Recht, ihre Einwilligung zur Verarbeitung von Daten jederzeit zu widerrufen. Daher solltest Du ihnen auch mitteilen, auf welchem Weg das möglich ist.

Datenschutz in der Praxis: Welche Rechte haben PatientInnen?

Patienten und Patientinnen haben 4 Rechte: Das sind das Recht auf:

• Auskunft
• Berichtigung
• Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit
• Löschung

ℹ️ Tipp: Leicht auffindbare und verständliche Informationen zum Datenschutz in der Praxis stärken das Vertrauen. Du kannst die Informationen zum Beispiel als Aushang in der Praxis, auf Deiner Website etc. bereitstellen.

Recht auf Löschung vs. Dokumentationspflicht

Obwohl PatientInnen grundsätzlich das Recht auf Löschung ihrer personenbezogenen Daten gemäß DSGVO haben, unterliegst Du dennoch der Dokumentationspflicht. In diesem Fall ist diese höherrangig, sodass Du zB die Doku nicht löschen musst. Weniger sensible Daten wie zB Eigenschaften und Vorlieben von PatientInnen, die Du vielleicht für Marketingzwecke sammelst, fallen nicht darunter und müssen sehr wohl auf Anfrage gelöscht werden.

Wer ist in einer Praxis für das Einhalten der DSGVO verantwortlich?

Im Normalfall sind das der/die PhysiotherapeutIn, LogopädIn etc. selbst. Daher ist in Einzelpraxen auch kein Datenschutzbeauftragter bzw. keine Datenschutzbeauftragte notwendig.

Arbeiten jedoch mehrere TherapeutInnen gemeinsam in einer Praxis und/oder verarbeiten eine große Datenmenge, sollten Datenschutzbeauftragte eingestellt werden. Die Österreichische Ärztekammer rät bei mehr als 5.000 verschiedenen Patienten und Patientinnen pro Jahr dazu.

Hast Du in Deiner Praxis einen Datenschutzbeauftragten bzw. eine Datenschutzbeauftragte, musst Du die entsprechenden Kontaktdaten an die zuständige Datenschutzbehörde weiterleiten.

Tipps für Deine Datenschutzerklärung

Zum Datenschutz in Praxen zählt auch die Datenschutzerklärung. Unsere wichtigsten Tipps dazu sind:

• Verständlichkeit: Daher bitte kein Fachjargon.
• Barrierefreiheit: Mit leichter Sprache machst Du Deine Datenschutzerklärung für jeden verständlich.
• Vollständigkeit: Es sollten alle relevanten Informationen enthalten sein.
• Übersichtlichkeit: Auch in der Darstellung bzw. im Design sollte die Erklärung übersichtlich sein.
• Aktualität: Die Erklärung sollte aktuelle Informationen enthalten und sich immer nach den neuesten und aktuellsten gesetzlichen Anforderungen richten.

Tipps für den technischen Umgang mit Daten

Heutzutage werden auch Gesundheitsdaten digital gesammelt. Daher musst Du einige technische Anforderungen bei der Sammlung und Verarbeitung von Daten erfüllen. Dazu zählen:

• Backups
• Verschlüsselung
• Zugriffskontrollen

Das geht über Passwörter, Einschränkungen bei den Zugriffsrechten und eine Praxissoftware mit integrierten DSGVO-Funktionen.

Datenschutzkonforme Praxissoftware

Die Praxissoftware von appointmed ist ein hilfreiches Tool für TherapeutInnen, LogopädInnen und Co. Dein Vorteil: Du hast alle notwendigen Funktionen in einem Tool (Videosprechstunde, Bodycharts, Terminverwaltung, Patientenakte, Verrechnung, Terminerinnerung) und zusätzlich viele DSGVO-Funktionen. Dazu zählen:

• Schnelle DSGVO-Zustimmung.
• Befunde und Rechnungen datenschutzkonform senden.
• Wichtige Dokumente zum Datenschutz sind in der App verfügbar.

DSGVO-Verträge mit externen Dienstleistern

Arbeitest Du mit externen Dienstleistern, sind sogenannte Auftragsverarbeitungsverträge wichtig. Externe Dienstleister können zB IT-Unternehmen oder Firmen sein, die Tools für Online-Sprechstunden anbieten.

Damit regelst Du die Pflichten der externen Dienstleister in Bezug auf den Datenschutz und die Gesundheitsdaten Deiner PatientInnen.

Mit appointmed bist Du auch hier auf der sicheren Seite: Die Praxissoftware vereint eine Vielzahl von Funktionen unter strenger Erfüllung des Datenschutzes. Alle Funktionen sind DSGVO-konform und Du kannst sogar Befunde und Rechnungen DSGVO-konform versenden.

Weitere Tipps zum Datenschutz in Praxen

Zusätzlich möchten wir Dir noch einige weitere Tipps rund um den Datenschutz in Deiner Praxis mitgeben:

• Schulungen für MitarbeiterInnen: So kann Dein Personal sicher mit Gesundheitsdaten umgehen.
• Sichtschutz beim Empfang: Der Empfangsbereich wird von allen besucht und ist gleichzeitig der Bereich mit vielen sensiblen Informationen (Dokumente, Akten, PC). Dieser sollte also so gestaltet sein, dass nicht jeder alles sieht. Außerdem sollte er durchgehend beaufsichtigt werden.
• Diskretion: Gespräche und Befundbesprechungen sollten immer in abgetrennten Räumen stattfinden, damit keiner mithören kann. Außerdem wichtig: Sind PatientInnen alleine im Behandlungsraum, sollten hier keine Akten anderer Personen offen herumliegen.
• Neuerungen: Rund um die DSGVO gibt es immer wieder neue Anforderungen, gesetzliche Änderungen & Co. Halte Dich hier auf dem Laufenden, damit Du den Datenschutz in Deiner Praxis durchgehend gewährleistest.
• Aufbewahrungsfristen: Halte Dich in Bezug auf aktuelle Aufbewahrungsfristen auf dem Laufenden und stell sicher, dass medizinische Dokumente erst nach Ablauf dieser Fristen vernichtet werden.
• Tools: Achte auch bei genutzten Tools auf DSGVO-Konformität. Die Gratis-Version des Google Kalenders zum Beispiel liest den Inhalt des Kalenders aus. Auch viele Gratis-Mailprogramme entsprechen nicht den europäischen Anforderungen an den Datenschutz.

⚠️ Wichtig: Alle hier genannten Informationen und Anforderungen rund um den Datenschutz wurden nach bestem Gewissen recherchiert. Solltest Du Fragen haben oder etwas unklar sein, empfehlen wir eine gründliche Rechtsberatung.