Online-Terminplaner in der Physiotherapie: Vorteile, Nachteile & Praxistipps

Die Terminplanung in der Physiotherapie ist oft eine Herausforderung. Ein/e neue/r PatientIn bittet um einen Termin, nur wenige MitarbeiterInnen sind frei und hat da nicht eben jemand eine Behandlung abgesagt? Solche Tage sind nicht selten und erfordern ein gutes Praxismanagement. Eine strukturierte Terminplanung ist für den reibungslosen Praxisalltag und zufriedene PatientInnen essentiell.

Greifst Du dafür noch auf den klassischen, Papierkalender zurück oder hast Du schon einen Online-Terminplaner im Einsatz? Die vielen Vorteile der digitalen Variante wissen schon die meisten Praxen zu schätzen; doch gibt es natürlich auch Nachteile.

Wir zeigen Dir, was ein Online-Terminplaner, wie er in appointmed enthalten ist, in der Terminplanung der Physiotherapie wirklich leisten kann – und wo seine Grenzen sind!

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Vorteile eines Online-Terminplaners in der Physiotherapie

1. Aufgeräumter Schreibtisch

Dass ein Online-Terminplaner keine Zettelwirtschaft verursacht, versteht sich von selbst – somit wirst Du dank ihm künftig einen aufgeräumten Schreibtisch haben. Keine Post-Its mit Notizen zu Patienten oder Terminänderungen mehr, stattdessen findest Du alle wichtigen Daten gesammelt in einem Programm.

Bei appointmed kannst Du beispielsweise die Stammdaten Deiner PatientInnen, die bisherige Dokumentation, durchgeführte und offene Termine samt Leistungen sowie Befunde und auch Fotos in einer Patientenakte bündeln. Ein integriertes Todo-Management schafft außerdem eine ständige Übersicht über alles, was ansteht. Die Administration Deiner Praxis wird somit um einiges leichter.

2. Auswahlmöglichkeiten für Flexibilität

Wenn Du einen neuen Termin anlegst, kannst Du zwischen verschiedenen zuvor definierten Leistungen wählen. Handelt es sich beispielsweise um eine Erstbehandlung oder um einen Folgetermin? Außerdem kannst Du Dich bei appointmed die Dokumentation ganz individuell zusammenbauen: Texte, Formularfelder und interaktive Bodycharts sind nur eine Auswahl von Blöcken, die Dir zur Verfügung stehen. Selbstverständlich kannst Du auch Vorlagen (zB für die Erstanamnese) erstellen und mit nur einem Klick einfügen.

3. Termine managen

Der appointmed Terminplaner ermöglicht intelligente Terminvorschläge auf der Grundlage aller verfügbaren Ressourcen in der Praxis. Wer ist wann frei und wo ist vielleicht gerade ein/e PatientIn abgesprungen? So findest Du schnell einen passenden Termin.

Überschneidet sich etwas? Dann wirst Du bei appointmed sofort darüber informiert. Auf Wunsch erhält Dein/e PatientIn außerdem automatische Terminerinnerungen per SMS oder E-Mail.

4. Von unterschiedlichen Rollen profitieren

Ob Einzelperson oder Gemeinschaftspraxis: Durch das Anlegen verschiedener Rollen ergeben sich bei appointmed verschiedene Zugriffsmöglichkeiten und Funktionen. Während beispielsweise die/der PraxismanagerIn alles einsieht, greifen selbstständige MitarbeiterInnen lediglich auf eigene Termine und Rechnungen zu.

5. Überall auf den Kalender zugreifen

Kennst Du die Situation, dass Du noch schnell einen Termin eintragen möchtest, der Kalender aber noch in der Praxis liegt? appointmed ist überall für Dich verfügbar. Hat Dich gerade ein/e PatientIn am Handy angerufen, Du bist aber schon am Weg nach Hause? Du musst Dir den Termin nicht bis zum nächsten Arbeitstag merken. Greife mit Deinem Tablet oder Smartphone einfach auf die Termine in Deinem appointmed-Account zu.

6. Individuell gestalten

Dein Kalender ist so flexibel wie Du selbst. Dazu gehört beispielsweise die individuelle Einstellmöglichkeit Deiner Behandlungen, Leistungen, Verfügbarkeiten und MitarbeiterInnen. Du kannst Patientenakten sofort mit Fotos befüllen, die Du mit dem Smartphone aufnimmst und direkt in die Patientenakte sendest. Zudem ist appointmed jederzeit erweiterbar. Wenn Dein Team wächst, fügst Du einfach neue MitarbeiterInnen hinzu.

7. Rechnungen managen

Zu unserem Kalender gehört aber noch mehr: So kannst auch Deine Rechnungen mit appointmed verwalten. Erstelle Rechnungen mit wenigen Klicks und speichere sie in der dazugehörigen Patientenakte. In der Rechnungsübersicht siehst Du auf einen Blick, welche Zahlungen noch offen sind und wo zB eine Zahlungserinnerung nötig ist. Umsätze berechnest Du auf Knopfdruck und der Versand von Rechnungen per E-Mail ist sicher und DSGVO-konform.

8. Zusatzservice: PatientInnen direkt einbeziehen

Ein Großteil der PatientInnen schätzt die Möglichkeit, Termine selbst online buchen zu können. Mit der Online Terminbuchung in appointmed gibst Du ihnen die Möglichkeit, den passenden Termin schnell zu finden und sparst Dir selbst viel Zeit bei der Terminfindung.

Sende neuen PatientInnen außerdem ein Anmeldeformular vorab per E-Mail oder lass sie das Formular am Tablet direkt in der Praxis ausfüllen. So finden die wichtigsten Infos ihren Weg automatisch in die Patientenakte und ersparen Dir viel Zeit beim Einpflegen neuer Daten.

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Nachteile eines Online-Terminplaners in der Physiotherapie

1. Technische Ausfälle verhindern oder erschweren den Zugriff

Für einen Online-Terminkalender wird logischerweise ein Internetzugang benötigt. Fällt dieser einmal flach, kannst Du aber jederzeit auf einen mobilen Hotspot über Dein Smartphone ausweichen.

Allerdings ist bei einem Stromausfall oder leerem Akku auch mit appointmed nichts zu machen – hier hat der händische Kalender zugegebenermaßen nach wie vor seinen größten Vorteil.

2. Kalender erfordert eine Einrichtung

Wie auch der physische Kalender, muss der Online-Terminkalender entsprechend vorbereitet werden. Du musst also beispielsweise Leistungen und Zeiten hinterlegen sowie Patientenakten erstellen.

Ein Vorteil für Dich: Hast Du Patientendaten bereits elektronisches vorliegen (zB als Excel-Liste), können wir den Import Deiner Daten in appointmed binnen kürzester Zeit durchführen. Lediglich beim Umstieg vom händischen Kalender musst Du die Daten einmalig selbst eintragen.

3. Manchmal gibt es Wartezeiten

Der physische Terminkalender wird aufgeschlagen – und voilà, er ist bereit für einen Eintrag. Prinzipiell funktioniert das mit appointmed genauso. Muss allerdings unterwegs auf den Kalender zugegriffen werden, musst das entsprechende Gerät erstmal eingeschaltet werden. Das entfällt, wenn Du appointmed (zusätzlich) direkt auf dem Smartphone nutzt. Gewisse Ladezeiten gibt es aber je nach Internetverbindung trotzdem – auch wenn sie kaum merkbar sind.

4. Der Online-Terminkalender kostet Geld

Natürlich muss auch der händische Kalender erst einmal erworben werden – in der Regel sind die Kosten aber sehr gering und fallen auch nur einmalig an. Bei appointmed wird abhängig von der Mitarbeiterzahl und der gewählten Version hingegen eine monatliche Gebühr fällig.

Dein Vorteil: Für größere Praxen gibt es individuelle Angebote mit attraktiver Preisersparnis. Außerdem sparen Berufsanfänger im ersten Jahr bares Geld – das ist der appointmed Gründerbonus.

Fazit: Terminplanung nach Deinem Geschmack

Ob händischer Kalender für das Nostalgie-Gefühl oder organisierte und moderne Online-Planung: Die Wahl bleibt schließlich Dir und Deinen persönlichen Vorlieben in Sachen Terminplanung überlassen. Wie Du siehst, haben beide Varianten ihre Vor- und Nachteile. Wenn Du Dich für appointmed entscheidest, hast Du einen äußerst starken Partner an Deiner Seite, der die Tücken bei der Terminplanung in der Physiotherapie kennt und souverän damit umgeht.