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Was ist der Unterschied zwischen einem Beleg und einer Rechnung?

Der Unterschied zwischen Rechnung und Kassenbeleg

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Muss ich als Arzt/Therapeut immer eine Rechnung ausstellen? Wann bekommt mein Patient einen Kassenbeleg ausgehändigt? Kann der Beleg auch zur Rückerstattung bei der Krankenversicherung verwendet werden? Diese und ähnliche Fragen tauchen immer wieder auf. In diesem Artikel gebe ich Dir die Antworten darauf.

Rechnung / Honorarnote

Die Merkmale eine Rechnung

Die Merkmale einer Rechnung

Rechnungen unterliegen in Österreich dem Umsatzsteuergesetz und werden vom Dienstleister über die erbrachten Leistungen ausgestellt, bevor der Kunde dafür bezahlt. Sie müssen bestimmte Merkmale aufweisen:

Rechnungen bis 400 € (inkl. USt.):

  • Name und Anschrift des Leistenden
  • Beschreibung der Leistung (Art und Umfang/Menge)
  • Ausstellungsdatum und Tag bzw. Zeitraum der Leistungserbringung
  • Entgelt der Leistung inkl. Umsatzsteuer
  • Steuersatz bzw. Hinweis auf Befreiung (aufgrund der Umsatzsteuerrichtlinien 2000 speziell für Ärzte und Therapeuten)

Rechnung ab 400 € (inkl. USt.) zusätzlich:

  • Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
  • Steuerbetrag (enthaltene Umsatzsteuer)
  • UID Nummer des Leistenden (außer bei Umsatzsteuerbefreiung)
  • Fortlaufende Rechnungsnummer

Die Rechnung wird von Deinem Patienten außerdem bei der Krankenkasse zum Zwecke der Rückerstattung eingereicht. Hierfür habe ich ebenfalls 2 Tipps für Dich:

  1. Manche Krankenkassen verlangen eine kurze Diagnose auf der Rechnung. Diese kannst Du im “zusätzlichen Rechnungstext” einfügen.
  2. Der Vermerk “Betrag dankend erhalten” auf der Rechnung führt dazu, dass Dein Patient keine Bestätigung der Zahlung an die Krankenkasse übermitteln muss. In appointmed wird dieser Vermerk automatisch auf die Rechnung gedruckt, sobald diese vollständig bezahlt wurde.

Kassenbeleg = Beleg = Kassenbon = Quittung

Viele Namen, die gleiche Bedeutung. Ein Beleg ist die Bestätigung einer Barzahlung. Als Barzahlung gilt Bargeld, Bankomat- oder Kreditkarte. Für eine in dieser Form bezahlte Leistung, muss immer ein Beleg ausgestellt werden.

Das gilt auch, wenn Du unter der Grenze von 15.000 € Umsatz/Jahr (davon min. 7.500 € bar) bleibst. Die rechtliche Grundlage hierfür ist der Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht sowie die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV). Weitere Infos dazu findest du auch im Artikel “Mit appointmed fit für die Registrierkassenpflicht”.

Auf Basis der Registrierkassensicherheitsverordnung müssen Zahlungsbelege folgende Merkmale aufweisen:

  • Die Merkmale eines Kassenbelegs

    Die Merkmale eines Kassenbelegs

    Bezeichnung des leistenden Unternehmens

  • Fortlaufende und eindeutige Belegnummer
  • Tag der Belegausstellung
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung
  • Betrag der Barzahlung
  • Bei Verwendung von elektronischen Kassen mit Sicherheitseinrichtung: Kassenidentifikationsnummer, Datum und Uhrzeit der Belegausstellung, Betrag
  • der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt, maschinenlesbarer Code (zB QR-Code)

Auch hier ein Tipp: Du musst Belege nicht ausdrucken, sondern kannst diese auch per E-Mail an deine Patienten senden. Das ist gesetzlich gleichbedeutend (erlaubt) und spart Dir obendrein die Kosten für einen Bondrucker und eine Menge Papier.

Der Unterschied zwischen Rechnung und Beleg kurz zusammengefasst

Rechnung Beleg
Vorgeschrieben aufgrund des Umsatzsteuergesetzes. Vorgeschrieben aufgrund von Einzelaufzeichnungspflicht und RKSV.
Wird vor der Bezahlung ausgestellt. Wird nach der Barzahlung ausgestellt.
Kann vom Patienten bei der Kasse für eine Rückerstattung eingereicht werden. Dient nur als Beleg der Barzahlung und kann nicht eingereicht werden.
Beinhaltet Absender und Rechnungsempfänger. Beinhaltet nur Absender. Patientendaten sind aufgrund des Datenschutzgesetzes nicht Teil eines Belegs.
Kann storniert werden.  Kann nicht storniert, sondern nur durch einen Beleg mit negativer Summe aufgehoben werden.

Bei Fragen rund um das Thema Rechnungen und Belege freut sich unser Team jederzeit über Deine Fragen an support@appointmed.com. Natürlich kannst Du Dich auch an unsere Service Hotline +43 1 393 55 13 wenden!

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