Digitalisierung in der Physiotherapie – Ein Lichtblick für die Verwaltung?!

Wir alle wissen: Der Praxisalltag kann sehr stressig sein. Viele Patienten, wenig Zeit, eng gesteckte Zeitpläne. Am liebsten würdest Du Dich nur auf Deine PatientInnen konzentrieren. Doch da gibt es noch die ganze Administration rund herum:

• Patientenakten, die herausgesucht werden müssen.
• Termine, die eingetragen werden wollen.
• PatientInnen, die telefonisch Termine vereinbaren wollen, kommen kaum durch, da Du nicht im Minutentakt an das Telefon gehen kannst.
• Die Verrechnung wird nach Feierabend gemacht, da untertags einfach keine Zeit dafür bleibt.
• Wichtige Aufgaben und To-Dos gehen unter oder bleiben zu lange unerledigt.
• …

Das alles frustriert und erfordert immer mehr persönlichen Einsatz um allen Aufgaben gerecht zu werden. Doch wie wäre es, wenn nicht Dein Einsatz erhöht wird, sondern die Aufgaben neu verteilt werden und ein Teil automatisiert wird? Die Lösung: Digitalisierung in der Physiotherapie!

Die Digitalisierung in der Physiotherapie – (K)ein Allheilmittel?

Digitalisierung setzt dort an, wo Du sie brauchst: Sie vereinfacht Prozesse, übernimmt monotone Aufgaben und automatisiert Abläufe. Ihr Ziel ist, Dir mehr Zeit für Deine PatientInnen zu schaffen und die Behandlung effektiver zu gestalten.

Der Umstieg von einer hauptsächlich analogen Arbeitsweise auf eine digitale – und das binnen kurzer Zeit – ist aber auch eine Herausforderung. Wenn Du es gewohnt bist, Deine Dokumentation mit Stift und Papier durchzuführen, wird es sich erst einmal fremd anfühlen, Deine Dokumentation über eine Tastatur oder auch einen Eingabestift zu machen.

Wie wäre es also, nur Teilbereiche zu digitalisieren? Du startest mit Bereichen, wo ein Umstieg mühelos ist oder fügst Deinen gewohnten Arbeitsabläufen zusätzlich digitale Maßnahmen hinzu.

Lass mich Dir einige Praxisbeispiele zeigen, wo auch Du Deinen ersten digitalen Schritt wagen kannst. Diese Bereiche eignen sich sehr gut für den Start der Digitalisierung Deiner Physiotherapiepraxis.

1. Elektronische Patientenakten
2. Digitale Terminverwaltung
3. Online Terminbuchung für Patienten
4. Videotelefonie & Video Sprechstunden

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1. Elektronische Patientenakten: Übersichtlich und platzsparend

Ich höre oft Bedenken, dass eine unpersönliche Stimmung entsteht, wenn in der Gegenwart von PatientInnen am Computer dokumentiert wird. Der Bildschirm wirke wie eine Barriere zwischen TherapeutIn und PatientIn. Mir wird auch gesagt, dass es einfach schneller geht, mit einem Stift zu schreiben als auf der Tastatur zu tippen.

Ich kann beide Argumente gut nachvollziehen. Aber dann nutze die elektronische Patientenakte doch einfach als virtuellen Ordner. Mach ein Foto von Deinen handschriftlichen Notizen und lege es im Handumdrehen als Backup in der passenden Patientenakte ab.

Um der 10-jährigen Aufbewahrungspflicht nachzukommen, werden in der Praxis viele Schubladen und Regale mit Ordnern gefüllt. In regelmäßigen Abständen wird dann der Platz knapp und es wird Zeit für ein Aussortieren. Oft erscheint es dann zeitsparender, einfach ein zusätzliches Regal zu besorgen um Platz für noch mehr Ordner zu haben… Das Muster ist erkennbar und der Platz für Ordner in einer Praxis ist ebenfalls enden wollend.

Die Digitalisierung der Dokumentation ermöglicht Dir, die Behandlungsnotizen sorgenfrei abzulegen und mit gutem Gewissen „zu vergessen“. Kommt ein/e PatientIn nach einigen Jahren zurück und ein Blick auf den Behandlungsverlauf ist notwendig – oder eine Kopie der Dokumentation wird benötigt – gehört das Wühlen in Ordnern der Vergangenheit an. Über die Suchfunktion Deiner Praxis-Software ist die Patientenakte in Sekunden gefunden und der gesamter Behandlungsverlauf steht übersichtlich zur Verfügung.

2. Digitale Terminverwaltung: Schnell und flexibel

Viele PatientInnen, wenig Zeit und eng gesteckte Zeitpläne. Ein Glück, wenn Du eine/n freundliche/n KollegIn hast, die/der sich um Terminvereinbarungen kümmert. Hast Du diesen „Luxus“ nicht, liegt es an Dir, den Kalender im Blick zu behalten und neue Termine in die Lücken einzutragen. Wenn dann zusätzlich noch Verschiebungen und Absagen dazukommen, sind Doppelbuchungen und versäumte Termine unangenehme Wegbegleiter.

Wenn Du Dich in einer ähnlichen Situation befindest, ist es durchaus überlegenswert, auf einen digitalen Terminkalender umzusteigen. Wirf zu diesem Thema gerne einen Blick auf den folgenden Artikel: Dort wird auf die Vorteile und (auch Nachteile) von Online-Terminplanern im Detail eingegangen.

3. Online-Terminbuchung für PatientInnen

„Ich komme eigentlich kaum dazu, tagsüber Anrufe anzunehmen, weil ich von Termin zu Termin eile und nach Feierabend möchte ich eigentlich meine Ruhe haben…“

Kommt Dir das bekannt vor? Wenn Du grundsätzlich schwierig zu erreichen bist, dann ist eine Online-Terminbuchung die Lösung.

PatientInnen schätzen die Flexibilität und Zeitersparnis bei einer Online-Buchung. Freie Termine sind für PatientInnen sofort erkennbar und Du ersparst Dir die lästige Terminfindung am Telefon.

Heutzutage ist es auch nicht mehr zwingend notwendig, eine Webseite zu besitzen, nur um eine Online-Terminbuchung anzubieten. Oft erhältst Du einen individuellen Link zu Deiner Online-Terminbuchung und Du musst Dich um den Buchungsprozess an sich überhaupt nicht mehr kümmern – so machen wir das auch bei appointmed. Deine PatientInnen kommen nach dem Klick direkt auf Deine persönliche Buchungsseite, wählen dort den gewünschten Termin aus, tragen ihre persönlichen Daten ein und schon ist die Anfrage gesendet. Deinen persönlichen Link fügst Du zB auf Dein Instagram Profil, Deine E-Mail Signatur oder auf Deine Profilseite in einem TherapeutInnenverzeichnis ein.

4. Videotelefonie & Video Sprechstunden

Die Covid-19 Pandemie hat viele TherapeutInnen vor eine ganz neue Herausforderung gestellt. So war es wochenlang nicht möglich, PatientInnen persönlich zu treffen oder zu betreuen. Heimarbeit in Form von virtuellen Hausbesuchen und Videosprechstunden haben sich als eine mögliche Alternative zum Besuch in der Praxis erwiesen und aus heutiger Sicht nachhaltig etabliert.

Eine online Sprechstunde eignet sich für alle Therapien, Behandlungen und Kontrollen, bei denen physikalischer Kontakt nicht notwendig oder nicht möglich ist. So kannst Du noch immer sicherstellen, dass Dein/e PatientIn Übungen korrekt ausführt.

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Brauchst Du Tipps oder Hilfe?

Es gibt natürlich noch weitere Bereiche, die von der Digitalisierung in der Physiotherapie profitieren, auf die ich in diesem Artikel jedoch nicht näher eingegangen bin. Auch digitale Werkzeuge, wie ein Verrechnungsmodul oder eine Aufgabenverwaltung können Deinen Arbeitsalltag erleichtern.

Bei appointmed ist es unser Ziel, Dir alle Werkzeuge in die Hand zu geben, die Du für eine unkomplizierte und stressfreie Praxisführung benötigst. Ohne unnötigen Schnickschnack.