So funktioniert eine erfolgreiche Gruppenpraxis (mit Katharina Bank und Patrick Kasztner)

Teamwork auf allen Ebenen

Vom Praktikum zum Power-Duo – sowohl beruflich als auch privat. Patrick Kasztner und Katharina Bank betreiben eine erfolgreiche Physiotherapie-Praxis mit Fokus auf Sportphysiotherapie an zwei Standorten in Wien und Mödling. Der Weg dorthin war geprägt von Wachstum, Herausforderungen und der Frage, wie man ein starkes Team aufbaut, ohne sich selbst dabei zu verlieren. Im Gespräch mit Patrik von appointmed erzählen die beiden, warum sie auf klare Organisation und ein starkes Team setzen, warum man Weiterbildungen gezielt auswählen sollte und warum es sich manchmal lohnt, Verantwortung abzugeben.

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Kathi, Patrick, schön, dass ihr da seid. Könnt ihr euch kurz vorstellen? Wie habt ihr euch kennengelernt?

Katharina: Lustig und ganz klassisch: Ich habe Patricks Praxis online entdeckt und mich als Physiotherapiestudentin für ein Praktikum beworben. So bin ich 2019 als Praktikantin für zwei Monate in seine Praxis gekommen.

Patrik: Und jetzt leitet ihr die Praxis zusammen?

Kathi: Genau! Mit dem Standortwechsel von Wien nach Mödling im April letzten Jahres habe ich mehr Verantwortung übernommen. Patrick ist zwar immer noch der Chef, aber meine Rolle hat sich deutlich erweitert.

Patrick: Kathi ist seit einigen Jahren dabei und inzwischen eine unverzichtbare Stütze. Sie kümmert sich um Organisation, Studierende und Qualitätssicherung, was mir ermöglicht, mich stärker auf die PatientInnen zu konzentrieren – mein eigentlicher Schwerpunkt. Beruflich und privat ist sie ein Goldgriff.

Habt ihr schon immer in einer Gruppenpraxis gearbeitet, oder wie hat sich das entwickelt?

Patrick: Ich habe 2013 in einer großen Sporttherapie-Praxis in Deutschland gestartet und dort viel gelernt. 2014 bin ich nach Österreich zurück und habe in der Selbstständigkeit begonnen – zuerst allein in einem 25 m² großen Raum in meiner Wohnung. Über die Jahre sind wir gewachsen: von 50 m² in Ebreichsdorf bis hin zu 300 m² im 9. Bezirk in Wien mit großem Trainingsbereich. Jetzt in Mödling haben wir 500 m² mit Outdoor-Bereich und Parkplätzen sowie einen zweiten Standort im 4. Bezirk in Wien.

Kathi: Ich bin 2020 fertig geworden und habe mein letztes Praktikum bei Patrick gemacht und war dann zunächst geringfügig angestellt. Parallel bin ich direkt in die Selbstständigkeit gestartet, zunächst in einer kleinen Praxis im Keller meines Elternhauses. Seit dem Umzug nach Mödling bin ich vollständig in unserer großen Praxis tätig.

Patrik: Ihr habt also mehrere Standorte?

Patrick: Ja, vier Standorte haben wir durchlaufen. Der 9. Bezirk wurde aufgegeben, da wir nach Mödling umgezogen sind. Nun betreiben wir zwei Standorte: einen in Mödling und einen im 4. Bezirk in Wien. Wir wollten einfach unsere PatientInnen nicht im Stich lassen, während wir in Mödling alles fertiggestellt haben und es hat sich als guter zweiter Standort etabliert.

Zwei Standorte zu managen, ist sicher herausfordernd. Gibt es ein Erfolgsrezept für den Ausbau?

Patrick: Ich bin risikofreudig und habe viel Eigenkapital in die Praxis investiert, um außergewöhnliches Equipment bereitzustellen. Ein wichtiger Schritt war, vorab sicherzustellen, dass unsere PatientInnen mitziehen – im 4. Bezirk haben wir 120 PatientInnen übernommen, während wir in Mödling etwa 50 Prozent neue Klientel aufgebaut haben, darunter viele SportlerInnen. Mein Tipp:

Selbstbewusst sein und auf die eigenen Stärken vertrauen. Gleichzeitig Schwächen erkennen und Aufgaben abgeben.

Ohne Kathi oder die KollegInnen im 4. Bezirk wäre das nicht möglich. Ehrlichkeit mit sich selbst ist essentiell, um die richtigen Leute ins Team zu holen.

Patrik: Risiko gehört immer dazu – das sehe ich auch bei uns. Als ihr damals den appointmed-Vertrag unterschrieben habt, war für uns nicht klar, ob unser Unternehmen überleben würde. Zum Glück hat es funktioniert – bei euch ja ebenso. Wenn man bereits einen Standort hat und merkt, dass PatientInnen bereit sind, auch einen neuen Standort zu besuchen, dann gibt das zumindest eine gewisse Sicherheit.

Gibt es Kostenunterschiede zwischen der Praxis in Wien und Mödling?

Kathi: Was die Preise für die Therapie betrifft, gibt es keinen Unterschied zwischen Wien und Mödling.

Patrick: Genau. Auch die Mietpreise sind in Mödling als Speckgürtel von Wien nicht viel niedriger. Unsere Location war zwar ein echter Goldgriff, wir mussten aber auch viel in die Räumlichkeiten investieren. Insgesamt sind die Kosten in Mödling sogar etwas besser, weil wir hier deutlich mehr Therapie-Equipment haben. Wir sprechen an den beiden Standorten auch etwas unterschiedliche PatientInnengruppen an. Manche Testungen machen wir nur in Mödling, wodurch wir PatientInnen gezielt zwischen den Praxen verteilen. Dieser Mix funktioniert sehr gut.

Kathi: Wir haben an beiden Standorten auch die gleichen Preise. Nur eine Indexanpassung haben wir durchgeführt.

Steuerlich betrachtet: Führt ihr ein Unternehmen mit mehreren Standorten oder habt ihr für jeden Standort eine eigene Firma gegründet?

Patrick: Es ist ein Unternehmen mit mehreren Standorten.

Kathi: Die Leitung in Wien haben wir an zwei erfahrene Therapeuten aus unserem Team übergeben. Da wir in Mödling mehr Platz und Kapazitäten haben, wäre es für uns sonst zu viel geworden. Wir vertrauen den beiden voll und ganz. Die beiden kümmern sich eigenständig um alles, wir tauschen uns nur gelegentlich aus.

Patrik: Das Wachstum bzw. der zweite Standort sind also auch aus der Notwendigkeit entstanden, dass ihr einfach zu viele PatientInnen hattet?

Kathi: Genau, und es bietet unseren TherapeutInnen Entwicklungsmöglichkeiten.

Uns ist wichtig, dass sich jeder entfalten kann. Es gibt keine strenge Hierarchie. Jede/r soll in dem Bereich arbeiten, für den sie oder er brennt, und dort auch Verantwortung übernehmen können.

Wir fördern Spezialisierungen – eine unserer Mitarbeiterinnen konzentriert sich zB auf Gang- und Laufanalysen, sodass wir PatientInnen mit entsprechendem Bedarf gezielt an sie weiterleiten können.

Marketing und Sales sind ja oft eine Herausforderung, gerade für TherapeutInnen. Über welche Kanäle erreicht ihr derzeit eure PatientInnen?

Patrick: Am Anfang lief alles über Mundpropaganda. PatientInnen haben ihre Mama und Oma zu uns geschickt. Dann kam der erste Profifußballer über meinen früheren Arbeitsplatz. Anfangs hatten wir weder Instagram noch eine Website. Heute teilen wir uns im Team die Social-Media-Arbeit: Einige recherchieren Studien, bereiten Inhalte und Schwerpunktthemen auf, und ich kümmere mich ums Grafische, weil mir das Spaß macht. Webauftritt und Google Ads haben wir ausgelagert.

Patrik: Das heißt, externe Partner übernehmen Website und Google Ads, während ihr Social Media intern abdeckt – mit den TherapeutInnen, die einige Stunden in Content investieren?

Kathi: Genau. Jeder Therapeut und jede Therapeutin hat die Aufgabe, während des Arbeitstages eine Story zu machen, die wir posten oder reposten. So bleibt unser Instagram-Account aktiv.

Patrik: Merkt ihr einen Effekt? Kommen PatientInnen über Instagram oder dient es eher der Positionierung?

Kathi: Beides. Es gibt Leute, die uns direkt über Instagram finden. Häufiger ist es aber so, dass jemand eine Empfehlung bekommt und sich dann erst unser Instagram-Profil anschaut, um Vertrauen zu gewinnen, bevor er sich für eine Therapie entscheidet.

Patrik: Es ist wichtig, dass man ein Gefühl für die Praxis bekommt – wie es dort aussieht, welche Stimmung herrscht.

Patrick: Ja, das haben wir anfangs unterschätzt. Wir haben viel mit Leistungssportlern gepostet, was dazu geführt hat, dass sich manche potenziellen PatientInnen nicht getraut haben, zu uns zu kommen. Sie dachten, wir betreuen nur Profis oder seien zu teuer. Das haben wir erkannt und steuern jetzt bewusst um, um klarzumachen, dass jeder willkommen ist. Diese Aspekte sollte man also auf jeden Fall im Blick haben, wenn man den Content zusammenstellt.

Kommen wir zu eurem Team: Wie groß seid ihr aktuell, und wie ist das Arbeitsverhältnis geregelt?

Kathi: Als ich bei Patrick angefangen habe, waren alle TherapeutInnen nur eingemietet und haben ihr eigenes Ding gemacht. Heute haben wir eine Mischung aus angestellten TherapeutInnen und Selbstständigen. Uns war wichtig, trotzdem ein starkes Teamgefühl zu schaffen. Wir haben jetzt zehn Physios und eine Sportwissenschaftlerin.

Alle zwei Wochen gibt es Team-Meetings, und wir nehmen gemeinsam an Events teil, um unsere Praxis zu vertreten – das stärkt den Zusammenhalt.

Patrik: Ihr habt also beide Anstellungsformen. Wo seht ihr Vor- und Nachteile? Was würdet ihr anderen empfehlen?

Patrick: Für PraxisinhaberInnen ist es einfacher, nur Selbstständige zu haben. Man vermietet Räume, hat klare Aufgabenverteilungen und weniger Verantwortung. Aber wenn man Leute anstellt, kann man sie gezielt fördern. Ich arbeite gerne mit jungen, talentierten TherapeutInnen, die ich in ihrer Entwicklung unterstützen kann – sowohl fachlich als auch persönlich.

Viele beginnen bei uns geringfügig, beispielsweise als Einstieg nach dem Studium und wachsen dann in die Selbstständigkeit hinein. Jetzt sind auch einige dazu gestoßen, die nur selbstständig sind. Die nehmen aber auch am Gesundheitstag oder an Team-Meetings teil. Sie nehmen sich die Zeit, auch weil sie wissen, dass mir das wichtig ist.

Finanziell kann eine Anstellung lukrativ sein, aber für mich zählt vor allem, dass ich KollegInnen habe, auf die ich mich verlassen kann – besonders, wenn ich mit dem Nationalteam unterwegs bin.

Wenn man sich mit Menschen umgibt, die ähnlich denken und arbeiten, weiß man, dass die eigenen PatientInnen gut betreut sind.

Kathi: Genau, besonders unsere SportlerInnen brauchen eine konstante Betreuung. Wenn wir mal ein paar Tage weg sind, müssen wir uns darauf verlassen können, dass alles nahtlos weiterläuft. Dafür sind unsere Angestellten essentiell.

Du hast die Abrechnung angesprochen – macht ihr das mit Pauschalen oder Umsatzbeteiligungen?

Patrick: Wir verrechnen eine fixe Pauschale pro Halbtag. Umsatzbeteiligungen sind in der Physiotherapie rechtlich heikel, weil sie einem Angestelltenverhältnis ähneln können. Der Berufsverband weist immer wieder darauf hin, dass man hier vorsichtig sein muss. Deshalb halte ich mich davon fern.

Patrik: Genau, das ist ein wichtiger Punkt, weil man als PraxisinhaberIn nicht einfach alles machen kann, wie man will.

Patrick: Richtig. Manche UnternehmerInnen verlangen einen Prozentsatz vom Umsatz für jede/n der vermittelten PatientInnen – ich finde das kompliziert und teilweise unfair. Daher habe ich mich für eine transparente Pauschale entschieden. Jede/r verdient, was sie oder er arbeitet, und alle sind damit zufrieden. Aber das muss natürlich jeder selbst für sich entscheiden.

Patrik: Guter Tipp an dieser Stelle für alle: Am besten zuerst mit der Steuerberatung sprechen, um zu wissen, was erlaubt ist. Viele sehen sich nur als TherapeutInnen und vernachlässigen die wirtschaftliche Seite – das kann langfristig problematisch werden.

Gibt es Ratschläge, die euch besonders geholfen haben?

Kathi: Mein wichtigster Tipp für junge angehende TherapeutInnen:

Sucht euch eine Praxis, die gute Arbeit macht, wo ihr etwas lernen könnt, und schaut nicht nur aufs Gehalt. Ein Mentor oder Vorbild kann enorm wertvoll sein.

Ich habe in meinem Praktikum bei Patrick so viel gelernt, dass mir sofort klar war, dass ich hier arbeiten will. Auch wenn man am Anfang manchmal nicht so viel verdient, zahlt sich die Erfahrung langfristig aus.

Patrick: Wir TherapeutInnen werden leider nicht dafür ausgebildet, ein Unternehmen zu führen. Deshalb kann es extrem hilfreich sein, sich betriebswirtschaftlich weiterzubilden oder eine Unternehmensberatung zur Seite zu nehmen. Ich bin selbst kein Organisationstalent, aber durch den Austausch mit anderen Branchen bekommt man wertvolle Einblicke. Gerade wenn man sich fragt, wie große Praxen mit teurem Equipment das finanziell stemmen und sehen möchte, wie man den Sozialberuf mit dem Unternehmerischen verbinden kann, lohnt sich der Blick über den Tellerrand.

Patrik: Langfristige wirtschaftliche Stabilität ist entscheidend. Es wäre schade, wenn jemand hervorragende Behandlungen anbietet, aber es finanziell nicht auf Dauer schafft.

In eurer Branche ist es auch wichtig, am neuesten Stand zu bleiben. Es gibt unzählige Fortbildungen und Kurse – wie filtert ihr, was wirklich relevant ist?

Patrick: Der Markt ist riesig, und es ist leicht, sich zu verzetteln. Ich bin ja auch so jemand, der mit einem Hintern auf drei Kirtagen ist, wie man so schön sagt.

Gerade als Berufseinsteiger sollte man sich nicht mit zu vielen Kursen überladen, sondern das Gelernte in der Praxis wirklich umsetzen.

Moderne Physiotherapie bedeutet nicht nur Fachwissen, sondern auch gute Kommunikation, Empathie und ein professionelles Auftreten. Ich empfehle, mit einer soliden Sportphysiotherapie-Ausbildung, manueller Therapie und einem Kommunikationskurs zu starten – das schafft eine gute Basis und ist für den Anfang ohnehin schon genug Aufgabe. Statt jedes Wochenende Fortbildungen zu besuchen, sollte man sich auf das Wesentliche konzentrieren.

Patrik: Genau, wir reden hier über die Realität, nicht über eine Idealwelt. Man kann nicht ständig auf Fortbildung sein, sonst leidet das Tagesgeschäft.

Kathi: Absolut! Ich habe in den ersten Arbeitsjahren fast mein gesamtes Geld in Fortbildungen gesteckt – das kostet enorm viel. Deshalb sollte man gezielt auswählen. Die drei genannten Schwerpunkte sind ein guter Start. Und Weiterbildung heißt nicht nur, Kurse zu besuchen: Sich mit erfahrenen Kollegen auszutauschen, unterschiedliche Fälle von Patientinnen und Patienten gemeinsam zu besprechen – das bringt oft genauso viel wie eine Schulung.

Aber euer Beruf kann auch stressig sein, gerade bei mehreren Standorten und vielen MitarbeiterInnen. Wie sorgt ihr für eure eigene Balance?

Kathi: Wir haben uns fixe Besprechungszeiten eingeplant, um organisatorische Themen regelmäßig zu klären. So vermeiden wir es, nach einem langen Tag noch stundenlang Dinge nachzubesprechen. Zudem tragen wir bewusst freie Zeiten in den Kalender ein – nicht nur Arbeitszeiten, sondern auch Erholungsphasen, sei es allein, mit Freunden oder mit der Familie.

Patrick: Kathi und ich sind nicht nur beruflich ein Team, sondern auch privat – das kann herausfordernd sein. Nach zwölf Stunden Praxis will man noch Dinge besprechen. Plötzlich ist es 23:00 Uhr und man hat nur über die Arbeit geredet. Deshalb haben wir klare Grenzen gesetzt:

Praxisgespräche finden möglichst im Büro statt, nicht im Wohnzimmer.

Außerdem planen wir bewusst „Herzzeit“ ein – Zeit nur für uns als Paar, ohne Handy, ohne Praxis und die Kinder sind in der Zeit bei unseren Eltern. Auch externe Unterstützung ist hilfreich: Wir holen uns regelmäßig Input von außen, sei es für die Praxis oder für uns als Paar. So gehen wir auch gemeinsam zum Therapeuten, das bringt uns sowohl persönlich als auch als Paar weiter. Es ist wichtig, sich nicht zu scheuen, über Herausforderungen zu sprechen und Hilfe anzunehmen – sowohl beruflich als auch privat.

Zum Abschluss: Wo können unsere LeserInnen mehr über euch und eure Praxis erfahren?

Kathi: Wir posten regelmäßig auf Instagram. Das ist ein guter Weg, um Einblicke in unseren Praxisalltag zu bekommen. Wer sich noch genauer informieren möchte, findet auf unserer Website vspc.at alle TherapeutInnen, Leistungen und Bilder der Praxis.