appointMeet: Personal Trainer Matthias Wiplinger – Vom Excel-Chaos zur digitalen Studioverwaltung

Mit appointmed verwaltet Sportwissenschafter und Personal Trainer Matthias Wiplinger seinen vollständig ausgebuchten Kundenstamm. Effizient, mobil und ohne den Aufwand, jede Einheit selbst mitzählen zu müssen. Vor allem die automatische Nachverfolgung seiner Trainingsblöcke und die schnelle Rechnungsstellung mit QR-Code haben seinen Alltag grundlegend verändert.

Hallo Matthias, stell Dich bitte kurz vor.

Ich bin Matthias Wiplinger, Sportwissenschafter und Personal Trainer. Ich habe den Bachelor und eigentlich auch den Master. Die Defensio steht noch aus, weil ich seit der Studioeröffnung schlicht keine Zeit mehr dafür gefunden habe. (lacht) Aber beruflich ändert das nichts. 

Ich komme ursprünglich aus dem Fußball, habe mich dann im Hobby-Bodybuilding verliebt und wollte irgendwann die Vorteile des Krafttrainings einfach an meine Kunden weitergeben.

Was zeichnet Dich als Trainer besonders aus?

Ich verbinde die Theorie effektiv mit langjähriger Praxis. Doch mein Beruf besteht jetzt nicht nur darin, meinen KundInnen Übungen beizubringen, ihnen die genauen Techniken zu erklären und sie zu korrigieren. Das psychische Wohlbefinden ist auch ein großes Thema, denn es geht nicht nur um das Sportmachen an sich. Sport trägt natürlich wesentlich dazu bei: die Leute gehen nach dem Training raus und fühlen sich besser.

Der Umgang mit meinen KundInnen ist dabei auch sehr, sehr persönlich. Ich war noch nie mit jemandem per „Sie“. Die Leute kommen zu mir und fühlen sich, als würden sie zu einem Freund gehen, und machen gleichzeitig etwas, das ihnen gut tut.

Das macht mir die Arbeit ehrlich gesagt so leicht, dass ich selbst die längeren Arbeitstage gar nicht als Belastung empfinde.

Wer ist Deine Zielgruppe?

Meine Hauptzielgruppe ist zwischen 45 und 60. Da gibt es viele Damen, die mit den Beschwerden der Osteopenie oder Osteoporose kommen und Krafttraining machen möchten. Ein großes Lob an der Stelle auch an jene ÄrztInnen, die Kraftsport im dem Fall aktiv empfehlen. 

Kraftsport bedeutet in dem Sinne nicht eine High-Intensity-Session in einem herkömmlichen Gym, sondern es geht wirklich um Resistance-Training und Gewichte bewegen, immer angepasst an die jeweilige Person. Man braucht dann jemanden, der einen dabei wirklich gut begleiten kann. 

Meine KundInnen bleiben auch langfristig bei mir. Die meisten habe ich schon seit vier Jahren. Sie nehmen keinen 10er-Block und schauen dann weiter, sondern sehen das Training mit mir als langfristige Investition. 

Hast Du immer schon selbstständig gearbeitet? 

Ja, Ich habe damit schon neben dem Bachelorstudium begonnen: eine Website erstellt und in Trainingsstudios als freier Dienstnehmer gearbeitet. Da habe ich viel lernen können. Unter anderem habe ich dadurch auch appointmed kennengelernt und habe eben auch schon länger mit eurer Software gearbeitet.

Es war für mich dann eigentlich klar, dass ich dann auch appointmend weiter nutzen werde.

Irgendwann war ich als selbstständiger Trainer in sieben Gyms quer durch Wien unterwegs. Von der Früh bis 21 Uhr von Bezirk zu Bezirk. Die Mittagspause bestand aus einer halben Stunde Fahrt vom ersten in den dreizehnten Bezirk, dazwischen einen Proteinshake trinken. Und irgendwann habe ich mir gedacht: So kann ich nicht weitermachen. Die Entscheidung, ein eigenes Studio zu eröffnen, war die richtige.

Wie hast Du denn vor appointmed dokumentiert?

Bei mir war das am Anfang generell ein bisschen undurchsichtiger, weil ich in verschiedenen Studios teils auf Werkvertragsbasis teils als freier Dienstnehmer tätig war und unterschiedliche Abrechnungsmodelle genutzt habe. Damals habe ich viel mit Excel gearbeitet und die Rechnungen in Word geschrieben. Das war schon aufwendig da ich viel mehr Arbeitsschritte machen musste, wie zum Beispiel jedes Mal die Rechnungsnummer händisch abgleichen und so weiter. 

Bist Du mit der Gründung auch auf die Suche nach der passenden Software gegangen?

Ich hatte natürlich schon im Hinterkopf appointmed weiter zu nutzen. Aber ich habe mich schon noch umgeschaut nach Lösungen die auch in-App Online Fitness Coaching Möglichkeiten bieten.

Der entscheidende Punkt, warum ich mich für appointmed entschieden habe war eure Funktion der Terminserie: Ich verkaufe meine Leistungen in Blöcken: 5er, 10er oder 20er Blöcke. Da brauche ich ein System, das die Termineinheiten automatisch mitzählt. Ich komme sonst mit dem mitzählen nicht nach. Das automatisch zu haben, ist für mich das Um und Auf. Die Konkurrenz hatte das nicht.

Welche sind für Dich die wichtigsten appointmed Funktionen?

Die Terminserie ist für mich die wichtigste Funktion überhaupt. Ich kann mir gar nicht mehr vorstellen, das händisch zu machen. Wenn jemand einen 20er-Block kauft, trage ich 20 Termine am selben Wochentag und zur selben Uhrzeit ein – fertig. Das System zählt mit, ich muss es nicht mehr tun.

Das andere ist die schnelle Rechnungsstellung. Ich habe viele Kunden, da müssen Rechnungen einfach zügig rausgehen. Der QR-Code zur Überweisung ist dabei echt praktisch und vor allem für meine jüngeren Kunden ein Mehrwert. Die älteren Kunden bezahlen klassisch per Banküberweisung. Ich habe generell auf Überweisung umgestellt, weil bei den Blockpreisen die Kartengebühren einfach keinen Sinn machen.

Und dann noch die Ausgabenverwaltung: Wenn ich ein neues Gerät fürs Studio kaufe, fotografiere ich die Rechnung gleich ab, trage sie ein und habe alles übersichtlich beisammen.

Ich verwende appointmed wahrscheinlich wie ein Smartphone mit 100.000 Funktionen. Die fünf, die ich täglich brauche, funktionieren perfekt.

Auf welchen Geräten verwendest Du appointmed?

Ich verwende es am MacBook wenn ich im Studio bin und vereinbare darüber meine Termine am Desk. Und am iPhone wenn ich unterwegs bin. Oder am Wochenende zuhause, wenn mir Leute absagen oder ich einen Termin verschieben muss. Das funktioniert dann auch super. 

Hast Du einen Wunsch an appointmed?

Ja, ich würde mich über eine Anzeige der Gesamtsumme bei den Ausgaben freuen. So wie das bei den Einnahmen schon möglich ist. Ich mache regelmäßig meine Umsatzsteuer-Voranmeldung, und muss einschätzen wieviel ich ans Finanzamt überweisen muss. Das wäre eine praktische Ergänzung aus meiner Sicht.

Adela: Ich werde das gern bei uns notieren.

Matthias: Okay, danke. Ich finde es auch super, dass ihr immer auf Feedback eingeht. Das sehe ich durch eure Software Updates auch regelmäßig. Ansonsten würde mir zurzeit kein Verbesserungsgrund einfallen. 

Würdest Du appointmed weiterempfehlen?

Ja, das mache ich auch schon. Ich habe einer Kollegin appointmed empfohlen. Sie hat es über meinen Empfehlungslink getestet und abonniert.

Welche drei Schlagworte fallen Dir spontan zu appointmed ein?

Ich finde euren Namen recht gut durchdacht: app für die App, appoint für den Termin, und eben med für medical. Da denke ich an etwas Trainingstherapeutisches. So hätte ich es jetzt interpretiert, und darum finde ich den Namen gut gewählt. 

Steckbrief

Fotos: PRYME Personal Training

Adela Inzinger

Customer Success Specialist, appointmed GmbH

Ursprünglich aus dem HR und Recruiting Bereich kommend, ist Adelas wahre Stärke die persönliche Kommunikation mit Menschen. Sie ist die erste Anlaufstelle für Fragen aller Art und sorgt bei unseren Kunden für einen reibungslosen Ablauf mit appointmed.

Veröffentlicht: 13. Mai 2026

Aktualisiert: 13. Mai 2026