appointMeet: Warum appointmed für Heilpraktikerin für Psychotherapie Johanna Hahn „Sicherheit“ bedeutet

Von der handschriftlichen Karteikarte im Hängeordner zur digitalen Praxis: Johanna Hahn, Heilpraktikerin für Psychotherapie mit Spezialisierung auf Hypnosetherapie, arbeitet heute papierlos und bringt eigene Ideen aktiv in die Weiterentwicklung von appointmed ein. Im Interview erzählt sie, warum appointmed für sie „Sicherheit“ bedeutet.

Hallo Johanna, stell Dich bitte kurz vor!

Ich bin Johanna Hahn, bin 47 und Heilpraktikerin für Psychotherapie mit Spezialisierung auf Hypnosetherapie. Eigentlich komme ich aus einer ganz anderen Sparte, nämlich aus dem öffentlichen Dienst. Durch persönliche Erfahrungen bin ich auf das Thema Psyche und mentale Gesundheit aufmerksam geworden und habe dann meinen Heilpraktiker für Psychotherapie gemacht.

Mir war damals klar: Wenn ich die Prüfung schaffe, möchte ich diese Arbeit auch komplett machen. Für mich kam eine Nebenbei-Selbstständigkeit nie in Frage, weil mein Job im öffentlichen Dienst und die Praxis sich einfach viel zu sehr voneinander unterschieden hätten.

Wie hast Du vor appointmed dokumentiert?

Handschriftlich. Das war aber irgendwann ein Sammelsurium. Ich habe mir damals einen Hängeordner gekauft und darin die Karteikarten beschriftet. Doch in meiner Arbeit als Therapeutin hatte ich nie wirklich einen Leerlauf in all den Jahren. Irgendwann dachte ich mir: Wenn das so weitergeht, brauche ich hier bald einen Keller oder neue Schränke. Das kann es doch in der heutigen Zeit nicht sein.

Auf appointmed bin ich relativ schnell gekommen, weil mir diese ganze Dokumentation mit Papierform, Kritzeln und Rechnungen schreiben zu aufwendig wurde.

Eine Kollegin hat mir eure Praxissoftware empfohlen. Ich habe sie getestet, für gut befunden und mittlerweile empfehle ich sie schon selbst weiter.

Wie hat Dich appointmed überzeugt?

Durch die Optik und die Einfachheit der Bedienung. Das finden tatsächlich auch meine KlientInnen, gerade was die Online Terminbuchung betrifft. Ich höre da eigentlich immer ganz gerne auf mein Bauchgefühl: Würde mir etwas zu sehr „DOS-mäßig“ wirken, dann wäre es schon nichts für mich. Eine Praxissoftware muss für mich schon modern und einfach zu bedienen sein. Und auch zu mir passen.

Ich finde es auch einfach schön, dass jemand online einen Termin buchen kann. Aber auch die Rechnungsstellung, die Dokumentation, Terminverschiebungen und Notizen – das alles zusammen in einem System finde ich super.

Wie läuft die Online-Terminbuchung bei Dir konkret ab?

Ich musste das vor einem halben Jahr umorganisieren. Bisher gab es auf meiner Homepage einen Button „Termin suchen“ mit der jeweiligen Leistung. Aber irgendwann konnte ich die Menge an Anfragen nicht mehr selbst abdecken. Mittlerweile biete ich Neu-KundInnen über einen separaten Link nur noch „Kennenlerngespräche“ an.

Adela: Da hab ich gute Neuigkeiten: Wir arbeiten gerade an einem größeren Update, und in dem Rahmen werden die Einstellungen der Online Terminbuchung noch flexibler einstellbar.

Johanna: Das find ich aber super bei euch, denn ich habe auch schon andere Dinge angeregt. Die Adresse als Pflichtfeld im Falle einer Ausfallsrechnung wurde zum Beispiel schon umgesetzt. Und ich habe auch schon angemerkt, dass man zum Beispiel einen Kurs anbieten können sollte, mit etwa 10 freien Plätzen an einem bestimmten Tag, die buchbar sind.

Adela: Gruppentermine werden immer häufiger nachgefragt. Da wird sich definitiv bei uns noch etwas tun.

Johanna: Cool. Ich finde es klasse, dass ihr euch immer weiterentwickelt.

Welche appointmed Funktionen nutzt Du am häufigsten?

Angefangen bei der Terminbuchung mit der Terminerinnerung. Das finde ich richtig gut. Meine KlientInnen schätzen es auch, dass sie Tage vor dem Termin erinnert werden. Mein appointmed Kalender ist auch mit meinem Google Kalender synchronisiert, sodass ich alle Termine im Blick behalte. Auch das Anmeldeformular und die Datenschutzerklärung sende ich oft schon im Vorfeld aus, im Falle, dass jemand einen telefonischen Termin ausmacht. So habe ich die Daten gleich im System. Und, sobald die KlientInnen zur Tür raus sind:

Ein Knopfdruck, die Diagnose ist drin, die Rechnung geht raus, die Dokumentation ist erledigt.

Die Dokumentation finde ich richtig super. Ich habe in der Patientenakte alle wichtigen Infos auf einen Blick. Ich kann den Behandlungsverlauf und vergangene Termine genau nachvollziehen. Auf einen Klick sehe ich auch, welche unbezahlten Rechnungen es gibt. Ich lasse meinen Behandlungsvertrag unterschreiben und lade ihn direkt in die Patientenakte hoch. Je nachdem, was wir außerhalb der Hypnose noch machen – ob ein Stärkenbaum ausgefüllt wird oder mir jemand ein Bild schickt – ich speichere das ebenfalls dort ab.

Dieses Jahr habe ich außerdem angefangen, die Patientenliste zu exportieren, um zu sehen, wer der Newsletter-Zusendung zugestimmt hat. Und natürlich für meinen Steuerberater: Meine Finanzinformationen habe ich auf Knopfdruck verfügbar.

Wie bekommen Deine KlientInnen die Rechnung?

Per E-Mail, mit ihrem Geburtsdatum als Authentifizierungscode. Wenn sie die Rechnung später nochmal für die Steuererklärung brauchen, ist das auch kein Problem.

Welche eine Funktion verwendest Du bislang nicht?

(Überlegt) Ehrlich gesagt die Videosprechstunde. Ich mache das bisher über ein anderes Tool. Warum genau, kann ich gar nicht sagen.

Gibt es eine Funktion, die Du Dir wünschen würdest?

Eine Art Shop-Möglichkeit, um auch eine Online Bezahlung zu ermöglichen.

Angenommen, appointmed wäre in Deiner Hypnosesitzung ein Bild/Zustand/Gefühl: Wie würdest Du es spontan beschreiben?

Mir fällt automatisch das Wort „Sicherheit“ ein. Es wirkt für mich seriös und es ist auf TherapeutInnen spezialisiert. Das finde ich schön. Ich komme ja aus dem öffentlichen Dienst. (lacht) Sicherheit war für mich immer ein großes Thema.

Steckbrief

Fotos: Ulli Schlapka

Adela Inzinger

Customer Success Specialist, appointmed GmbH

Ursprünglich aus dem HR und Recruiting Bereich kommend, ist Adelas wahre Stärke die persönliche Kommunikation mit Menschen. Sie ist die erste Anlaufstelle für Fragen aller Art und sorgt bei unseren Kunden für einen reibungslosen Ablauf mit appointmed.

Veröffentlicht: 9. Oktober 2026

Aktualisiert: 9. Oktober 2026