Der appointmed Jahresrückblick 2025

Wieder ist ein Jahr vorbei und wie jedes Jahr werfen wir einen Blick zurück auf die vergangenen 12 Monate. 2025 war für appointmed in vielerlei Hinsicht besonders. Nicht, weil wir das Team massiv erweitert haben, sondern ganz im Gegenteil. Weil wir bewiesen haben, dass man auch ohne ständiges Einstellen neuer MitarbeiterInnen stark und nachhaltig wachsen kann.

2025 war das Jahr des intelligenten Wachstums. Die selben Köpfe im Team, dafür mehr Effizienz unter der Haube.

Wie das funktioniert? Mit dem passenden Team, effizienten Prozessen und dem richtigen Einsatz neuer Technologien. Aber dazu später mehr. Los geht’s!

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Weiterentwicklung der Praxis-Software

Auch 2025 haben wir wieder an zahlreichen neuen Funktionen und Verbesserungen gearbeitet. Der Fokus lag diesmal weniger auf spektakulären neuen Features, sondern mehr auf der Verbesserung und Perfektionierung bestehender Funktionen.

SumUp-Integration

Die größte Neuerung war definitiv die SumUp-Integration. Nach erfolgreicher Testphase Ende 2024 haben wir die nahtlose Anbindung für Kartenzahlungen Anfang 2025 für alle KundInnen freigeschaltet. Die Resonanz übertraf unsere Erwartungen. Sowohl im BASIC als auch im MINI Paket profitieren unsere KundInnen von attraktiven Sonderkonditionen und einer vollständig automatisierten Abwicklung von Kartenzahlungen.

Die Integration ist ein echter Game-Changer. PatientInnen können nach der Behandlung bargeldlos bezahlen und die Zahlung wird automatisch in appointmed verbucht. Kein manuelles Eintragen mehr und auch keine Unstimmigkeiten zwischen Kasse und Praxis-Software.

appointmed Mobile – komplett überarbeitet

„Endlich“, muss man sagen. Die mobile Version hatte schon lange ein komplettes Makeover verdient. Die Navigation wurde intuitiver, die Performance deutlich verbessert und alle Listendarstellungen vereinheitlicht.

Das Ergebnis ist eine mobile Version, die sich wieder so anfühlt, wie man es von appointmed gewohnt ist. Schnell, übersichtlich und durchdacht.

Anmeldeformulare weiter ausgebaut

Das neue Anmeldeformular, das wir Ende 2024 eingeführt hatten, kam bei unseren KundInnen so gut an, dass wir 2025 weitere Funktionen hinzugefügt haben. PatientInnen können jetzt noch mehr Informationen bereits vor dem ersten Termin digital erfassen und übermitteln. Das spart Zeit in der Praxis und macht den Check-in zum Kinderspiel.

2026 werden wir die Anmeldeformulare weiter ausbauen. Hier gibt’s noch eine Menge ungenutztes Potenzial und viel Luft nach oben.

hashtagPRAXIS – Das Magazin für Therapie und Praxisführung

Auch unser 2024 gestartetes Projekt „hashtagPRAXIS“ hat sich 2025 gut weiterentwickelt. Das Online-Magazin für Therapie und Praxisführung behandelt Themen, die wir oft im Support sehen, die aber nicht unmittelbar etwas mit der Software an sich zu tun haben: Gründung, Zertifizierung, Steuerfragen, Rechtliches, …

Auch wenn das Wachstum bislang hinter unseren Erwartungen zurückliegt, entwickeln sich die Zahlen positiv und das Feedback ist ermutigend. Angela und Nicole arbeiten weiter fleißig daran, euch mit spannenden und relevanten Inhalten zu versorgen.

appointmed on Tour

Im vergangenen Jahr waren wir auf deutlich mehr Konferenzen, Tagungen und Workshops vertreten als in den Jahren zuvor. Es war toll, so viele von euch persönlich kennenzulernen, eure Fragen direkt zu beantworten und euer Feedback aufzunehmen.

Diese Begegnungen sind unglaublich wertvoll für uns. Nicht nur, weil wir dadurch besser verstehen, was euch wirklich bewegt. Wir sehen auch, wie unterschiedlich eure Praxen organisiert sind und welche individuellen Herausforderungen ihr täglich meistert.

Viele der Optimierungen in der mobilen Ansicht entstanden beispielsweise direkt aus Gesprächen während des GIZ Events im schönen Salzkammergut.

Triff uns 2026!

Auch 2026 ist die Teilnahme an unterschiedlichen Events geplant. Wenn Du uns vor Ort treffen möchtest, folge uns auf Social Media oder abonniere unseren Newsletter. Auf diesen Kanälen kündigen wir alle Veranstaltungen rechtzeitig an.

Schick uns auch gerne Vorschläge für Events, auf denen appointmed auf keinen Fall fehlen darf. Wir freuen uns auf ein Wiedersehen oder ein erstes Kennenlernen!

Workation Nummer 5 am Semmering

Auch im vergangenen Jahr haben wir uns wieder eine Woche ausgeklinkt und sind als Team zusammengekommen. Diesmal verschlug es uns in die Villa Antoinette am Semmering, im Grenzland zwischen der Steiermark und Niederösterreich.

Eine Woche vollgepackt mit intensiver Arbeit, strategischer Planung und natürlich jeder Menge Spaß. Diese gemeinsame Zeit ist für uns als Remote-Unternehmen – ohne gemeinsames Büro – unbezahlbar. Hier entstehen nicht nur die besten Ideen, sondern auch das Vertrauen und die Verbindung ins Team, die anschließend den Alltag im Home-Office so viel einfacher machen.

Alle Highlights und Learnings der Workation haben wir für Dich in einem eigenen Blog-Beitrag zusammengefasst.

AI bei appointmed – Der stille Game-Changer

2025 war das Jahr, in dem künstliche Intelligenz für uns vom Modewort zum echten Produktivitäts-Boost im Arbeitsalltag wurde. Nicht als Marketing-Gag, sondern als Werkzeug, das unsere Arbeitsweise besonders in der Produktentwicklung fundamental verändert hat.

Agentic Coding – Entwicklung auf Speed

Wir haben verschiedene AI-Tools in unseren Entwicklungsprozess integriert. Das Ergebnis? Die Produktivität hat sich vervielfacht. Projekte, vor denen wir früher Respekt hatten – weil sie einfach zu aufwändig für unser kleines Team erschienen –, gehen wir jetzt selbstbewusst an. Durchlaufzeiten haben sich teils von mehreren Wochen auf wenige Tage verkürzt.

Das bedeutet nicht, dass AI unsere Entwickler ersetzt – im Gegenteil. Sie ermöglicht es ihnen, sich auf die wirklich wichtigen Themenbereiche zu konzentrieren, während repetitive Aufgaben automatisiert werden. Code-Reviews werden schneller, Refactorings weniger schmerzhaft und neue Features lassen sich in Rekordzeit umsetzen.

AI-Funktionen für appointmed KundInnen

Wir erleben selbst täglich, wie wertvoll diese neue Technologie ist. Deshalb arbeiten wir daran, auch unsere KundInnen davon profitieren zu lassen. 2026 sollen die ersten AI-gestützten Funktionen ihren Weg in die Praxis-Software finden.

Eines vorab: appointmed wird kein AI-Tool. Die Funktionen werden optional sein und werden behutsam integriert. Wer sie nicht nutzen möchte, kann appointmed weiterhin genau so verwenden wie bisher.

Wir bauen AI nicht ein, damit wir AI draufschreiben können. Die Integration muss einen echten Mehrwert für unsere KundInnen bieten.

Unternehmen & Support in Zahlen

Wenn wir sagen, dass 2025 erneut das erfolgreichste Jahr in der mittlerweile zehnjährigen Geschichte von appointmed war, dann meinen wir das genau so. Wieder freuen wir uns über eine Wachstumsrate, die in unserer Branche durchaus bemerkenswert ist.

Jährlich wiederkehrender Umsatz

Anfang 2025 definierten wir teamintern ein ambitioniertes Wachstumsziel. Wir wollten das Rekordergebnis aus 2024 nicht nur wiederholen, sondern übertreffen. Von dem, dass wir dieses Ziel bereits Anfang November 2025 erreichen sollten, konnten wir zu diesem Zeitpunkt nur träumen. Ende 2025 hatten wir schließlich eine Wachstumsrate von 32,4 % im Vergleich zum Vorjahr erreicht.

Conversion Rate

Neuer Umsatz entsteht zwar nicht ausschließlich, aber maßgeblich aus dem Abschluss neuer Abos. Die Conversion Rate bezeichnet die Abschlussquote von Test-Accounts zu zahlenden KundInnen. Im Software-as-a-Service (SaaS) Sektor spricht man bei einer Abschlussquote von über 10 % von einem sehr guten Ergebnis. 2025 konnten wir diese Kennzahl im Vergleich zum Vorjahr um mehr als ein Viertel auf 18,1 % ausbauen. Das bedeutet, dass sich eine/r von fünf TestkundInnen für appointmed entscheidet.

Churn Rate

Die Kehrseite der Medaille ist die Kündigungsrate, auch Churn Rate genannt. Im B2B-SaaS Bereich wird ein Wert unter 10 % angestrebt, wobei man bei 5-7 % von einem ambitionierten Ziel spricht. Unsere Rate von 0,9 % zeigt deutlich, wie zufrieden KundInnen mit appointmed sind.

Zu den häufigsten Gründen für eine Kündigung zählten 2025 Praxisschließungen oder -zusammenlegungen sowie der Wechsel auf Enterprise-Systeme in sehr großen Praxen. Vor allem Letzteres sehen wir als natürliche Entwicklung, da appointmed bewusst nicht in diesem Segment positioniert ist.

1-A (teilautomatisierter) Customer Support

Seit Tag 1 (vor mittlerweile 10 Jahren) ist persönlicher Customer Support bei appointmed genauso wichtig, wie die Funktionalität der Praxis-Software selbst. Aufgrund der aktuellen Wachstumsphase wurde 2025 jedoch eine Anpassung notwendig, um das stetig steigende Support-Volumen mit gewohnt hoher Qualität abwickeln zu können.

Beginnen wir mit der Anzahl von Support-Anfragen im Jahr 2025. 41.742 Anliegen konnten KundInnen in knapp 93 % der Fälle ohne unser Zutun selbstständig im Help-Center lösen (50.200 Seitenaufrufe insgesamt).

Der übrige Teil stellte insgesamt 3.558 Support-Anfragen direkt im Support-Chat (oder per E-Mail) und wurde anschließend entweder persönlich vom appointmed-Team oder von unserem neu eingeführten KI-Agenten „Fin“ betreut. Dabei konnte Fin 78 % seiner Anfragen ohne menschliches Mitwirken positiv abschließen.

Die durchschnittliche Antwortzeit im Chat hat sich um knapp 5 Minuten auf 12:17 Minuten erhöht. Dieser Wert liegt immer noch kilometerweit unter dem Industriedurchschnitt, wurde aber zum Teil bewusst entschleunigt. Beispielsweise soll so einer „ad-hoc“ Erwartung entgegengewirkt werden. Vor allem dann, wenn die Antwort auf eine Anfrage mit minimalem Aufwand im Help-Center gefunden werden kann.

Das appointmed Team wächst nicht weiter. Und das ist gut so!

Du hast richtig gelesen. 2025 gab es bei appointmed keine Neuanstellungen. Keine neuen MitarbeiterInnen. Das klingt ungewöhnlich für ein wachsendes Unternehmen, war aber eine bewusste Entscheidung.

Warum das Team nicht wachsen muss

Mehr MitarbeiterInnen bedeuten nicht automatisch mehr Output. Oft führt eine größere Mannschaft nur zu mehr Koordinationsaufwand, mehr Meetings und mehr Abstimmungsschleifen. Wir haben uns stattdessen die Frage gestellt:

Wie können wir mit dem bestehenden Team mehr erreichen?

Die Antwort: Automatisierung, wo möglich, optimierte Abläufe, wo nötig und AI als Produktivitätsverstärker. Was früher Stunden aktiver Arbeitszeit kostete, läuft heute automatisch im Hintergrund. Reibungsverluste wurden minimiert, Prozesse gestrafft.

Das Ergebnis

Wir haben 2025 mehr erreicht als in jedem Jahr zuvor. Ohne neue MitarbeiterInnen und ohne Überstunden-Marathons. Stattdessen mit einem gut eingespielten Team, das zufriedener und motivierter ist als je zuvor. Diese Strategie werden wir auch 2026 fortsetzen.

Bevor wir neue Leute einstellen, fragen wir uns: „Können wir den Engpass nicht auch anders überwinden?“

Ausblick auf 2026

2026 wird das bisher ambitionierteste Jahr werden.

Neben den bereits erwähnten AI-Funktionen stehen weitere große Projekte auf unserer Liste, die wir früher nicht hätten stemmen können. Dank unserer gestiegenen Produktivität ist das jetzt anders.

Der Fokus wird in den ersten Monaten noch auf der Infrastruktur und Performance liegen. Wie bereits 2024 angekündigt, investieren wir kontinuierlich in das technische Fundament von appointmed. Das ist nicht super spannend, aber essentiell für ein stabiles und zukunftssicheres Produkt.

Konkrete Feature-Ankündigungen? Die kommen wie immer, wenn die Zeit dafür reif ist. In der Software-Entwicklung ändern sich Prioritäten schnell. Deshalb konzentrieren wir uns lieber auf das Umsetzen als auf das Ankündigen.

Fazit

2025 hat uns wieder gezeigt, dass nachhaltiges Wachstum wichtiger ist als schnelles Wachstum. Und dass man nicht gezwungenermaßen ein größeres Team braucht, um mehr zu erreichen. Den Unterschied machen die richtigen Personen und optimierte Prozesse.

Ich bin stolz auf das gesamte appointmed Team und alles, was wir 2025 erreicht haben. Nicht trotz, sondern gerade wegen unserer bewussten Entscheidung, klein und effizient zu bleiben.

Danke, dass Du Teil unserer Geschichte bist. Wenn Du Fragen hast, kannst Du Dich jederzeit direkt bei mir melden: patrik@appointmed.com.

Auf ein erfolgreiches Jahr 2026.
– Patrik