Effizientes Praxismanagement: Tipps und Tools

Was gehört zum Praxismanagement?

Ob Physiotherapiepraxis, logopädische Praxis oder sonstige Art von Praxis – damit die Praxis läuft, braucht es ein durchdachtes Praxismanagement. Dazu zählen:

• Qualitätsmanagement
• Kommunikation
• Mitarbeiterführung
• Marketing
• Datenschutz und Rechtliches
• Koordination von Terminen
• BWL-Aufgaben (zB Abrechnung)
• Organisation vom Praxisurlaub
• Dienstpläne
• Betreuung der Patienten und Patientinnen

Kurz gesagt: Es geht um die Verwaltung und Organisation unterschiedlicher Aufgabenbereiche. Meistens übernehmen medizinische Fachangestellte diese Aufgaben, manchmal gibt es aber auch eigene PraxismanagerInnen.

Einige dieser Punkte wollen wir nun näher vorstellen:

1. Qualitätsmanagement

Dieser Bereich beschäftigt sich mit der Steigerung der Qualität in der PatientInnenversorgung. Dies funktioniert über mehrere Unterpunkte:

• Prozesse und Abläufe: Prozesse und Abläufe sollten klar sein und am besten schriftlich festgehalten werden.
• Verantwortlichkeiten: Der bzw. die PhysiotherapeutIn übernimmt die Versorgung der PatientInnen. Doch wie werden die restlichen Aufgaben aufgeteilt? Wer ist für was zuständig?
• Fortbildungen: Diese müssen organisiert werden. Denn sie sorgen dafür, dass PatientInnen immer die beste Versorgung erhalten können.
• Beschwerdemanagement: Es sollte eine Möglichkeit für PatientInnen geben, anonym auf Schwachstellen und Unzufriedenheiten hinweisen zu können.
• Notfallsituationen: Alle MitarbeiterInnen müssen darauf geschult sein, was im Notfall zu tun ist. Auch notwendiges Equipment, wie ein Erste-Hilfe-Kasten, muss vorhanden sein. Um die Beschaffung kümmert sich in der Regel auch der/die PraxismanagerIn.
• Hygiene: Diese muss jederzeit gegeben sein. Auch medizinische Produkte müssen hygienisch aufbereitet werden.

2. Kommunikation

Hier geht es sowohl um interne als auch externe Kommunikation. Zum Management der Praxis gehört in diesen Punkten u. a. die Kommunikation:

• mit Versicherungen
• mit den PatientInnen
• untereinander im Team

Auch das Bereitstellen wichtiger Informationen gehört zur Kommunikation im Praxismanagement.

Wichtig ist auch, PatientInnen im Wartezimmer darüber zu informieren, wenn sich die Wartezeit aufgrund eines Notfalltermins verlängert. Stellst Du ihnen diese Informationen zur Verfügung, vermeidest Du Unmut in der Praxis.

3. Terminplanung und -koordination

Um die Wartezeit in der Praxis möglichst kurz zu halten, ist eine strukturierte Terminplanung notwendig. Dazu zählt, ausreichend Zeit für einzelne Termine einzuplanen und Notfalltermine nur bei echten Notfällen zu vergeben. Das macht den Praxisalltag leichter und steigert die Zufriedenheit der PatientInnen.

Hier findest Du einige Tipps zur Terminplanung:

• Kritische Zeiten: Behalte immer im Hinterkopf, zu welchen Zeiten viele PatientInnen kommen und wann es zeitlich kritisch werden kann.
• Notfälle: An welchen Tagen und zu welchen Zeiten kommen vermehrt NotfallpatientInnen? Diese solltest Du für Notfälle freihalten und dort keine regulären Termine vergeben.
• Kurz oder komplex: Welche Zeiten bevorzugen Personen, die kurze Termine haben (zB Kontrolltermine) und welche Zeiten werden bei langen Gesprächen bevorzugt? Mit diesem Wissen hast Du gute Anhaltspunkte, wem Du welchen Terminzeitraum anbietest.
• Online Termine: Können Termine auch online gebucht werden, kann das zum effizienten Zeitmanagement beitragen. Denn so verringert sich die Anzahl der Anrufe und die Zeit kann für andere Themen genutzt werden.

ℹ️ Tipp – Koordinierte Termine und kurze Wartezeiten? Mit appointmed bekommst Du ein starkes Tool, mit dem Du Termine planen kannst und gleichzeitig von vielen weiteren Funktionen profitierst: (Online-Terminbuchung, Registrierkasse, digitale Patientenakte und Vieles mehr!

4. Organisation des Praxisurlaubs

Der Praxisurlaub ist wohlverdient und gibt dem ganzen Team die Möglichkeit, wieder Kraft zu tanken. Damit dieser reibungslos abläuft – sowohl für das Team als auch für die PatientInnen – solltest Du auf eine gute Organisation achten.

Hier findest Du eine Checkliste zu den notwendigen Schritten:

1. Vertretung in der Umgebung finden und diese abstimmen.
2. Rechtzeitige Urlaubsankündigung auf der eigenen Website, als Aushang in der Praxis und auf dem Anrufbeantworter. Wichtig: Nenne auch die Vertretung namentlich und mit Adresse. Wenn Du Online-Terminbuchungen anbietest, dürfen in dieser Zeit keine regulären Termine online bei Dir buchbar sein.
3. Informiere den/die PostbotIn, wohin die Post im entsprechenden Zeitraum geliefert werden soll.
4. Informiere auch LabormitarbeiterInnen, das Reinigungspersonal und FachärztInnen, an die Du ggf. PatientInnen überwiesen hast.

5. Dienstpläne ausarbeiten

PraxismanagerInnen sind auch für die Ausarbeitung der Dienstpläne zuständig. Diese sind wichtig, um Engpässe gar nicht erst aufkommen zu lassen und auch kurzfristige Ausfälle kompensieren zu können.

Meist wird der Dienstplan auch mit einem Einsatzplan kombiniert. Darin wird festgehalten, wer welche Aufgaben übernimmt (zB Empfang, Abrechnung, Blutabnahme und Labor etc.). So ist immer sichergestellt, dass alle Aufträge umgesetzt werden (bis hin zum Blumengießen) und alle wissen, wer der/die Verantwortliche und AnsprechpartnerIn für welchen Bereich ist.

Wichtig ist, dass auch der Dienstplan arbeitsrechtliche Vorgaben einhält. Diese beziehen sich auf vertraglich geregelte Arbeitszeiten, Zeiterfassung, gerechte Arbeitsverteilung, Urlaube und Vertretungen. Sofern Du Azubis in Deiner Praxis ausbildest, musst Du auch deren Berufsschulzeiten bei der Planung im Hinterkopf behalten.

ℹ️ Tipp – Sofern aufgrund der Qualifikationen möglich, solltest Du die Aufgaben möglichst immer rotieren. So lernt das ganze Team alle Posten kennen, wodurch Vertretungen leichter werden. Außerdem steigt oft die Motivation, wenn die Beschäftigung abwechslungsreicher ist.

Weitere Tipps zum Praxismanagement

Um die Praxisabläufe und die Versorgung der PatientInnen noch effizienter zu gestalten, haben wir noch einige Tipps für Dich zusammengefasst:

• PatientInnen bestmöglich vorbereiten: Stell rechtzeitig Informationen zur Verfügung, wenn sich PatientInnen besonders auf einen Termin vorbereiten müssen.
• Aufgaben klar definieren: Der/die ChefIn sollte keine Aufgaben der Angestellten übernehmen (müssen). Denn das stiehlt Zeit, die besser für die Pflege und Versorgung der PatientInnen aufgebracht werden könnte.
• Zeiten einhalten: Wichtig ist, dass sowohl das gesamte Praxisteam als auch die PatientInnen vorgegebene Zeiten einhalten. Damit PatientInnen Termine einhalten, ist es ein bewährtes Mittel, Leistungen auch dann in Rechnung zu stellen, wenn Termine nicht rechtzeitig abgesagt wurden. In Physiotherapiepraxen beispielsweise ist das sehr gängig.
• Gute Praxissoftware: Eine gute Software macht das Praxismanagement einfacher und reibungsloser. Besonders hilfreich ist eine Software, die viele Funktionen miteinander kombiniert, da Du dann nur in ein System investieren musst.

ℹ️ Tipp – Die appointmed Praxissoftware vereint diverse wichtige Funktionen für den Praxisalltag: Terminkoordination, Abrechnung, Terminerinnerungen und mehr… Alles aus einer Hand!

Vorteile von effektivem Praxismanagement

Die optimierte Verwaltung und Organisation der Praxis bringt viele Vorteile mit sich:

• Kürzere Wartezeiten
• Termine sind leichter zu vereinbaren und zu koordinieren (zB online)
• Bessere Kommunikation
• Strukturierte Prozesse mit klaren Verantwortlichkeiten
• Effiziente Abläufe
• Weniger Arbeitsbelastung für das gesamte Team

Durch optimales Praxismanagement verbesserst Du die medizinische Versorgung, sorgst für effizientere Abläufe und steigerst die Zufriedenheit bei allen Beteiligten.

Weiterbildung zum Thema Praxismanagement

Praxismanagement ist ein großes Thema, das viele Teilbereiche umfasst. Deshalb gibt es in Deutschland und Österreich mehrere Möglichkeiten, sich zum Thema Praxismanagement weiterzubilden.

Die Studiengänge Management, Gesundheitsmanagement und Praxismanagement richten sich an diejenigen, die gezielt PraxismanagerInnen werden möchten. Weiterbildungen und Kurse zu Praxis- und Gesundheitsmanagement eignen sich bestens für TherapeutInnen, die die Effizienz und die Abläufe in Ihren Praxen verbessern möchten. Solche können auch berufsbegleitend und online abgeschlossen werden.

Effektives Praxismanagement dank Praxissoftware

Für die Praxisorganisation gibt es einige hilfreiche Tools, die das Management vereinfachen. Hier möchten wir Dir die appointmed Praxissoftware vorstellen. Sie kombiniert mehrere Funktionen und ist damit ein All-in-one-Tool für Deine Praxis.

Folgende Funktionen stehen Dir zur Verfügung:

• Terminverwaltung: Kalender inkl. Raumbuchung. Patientenakten können aus dem Termin heraus geöffnet werden.
• Online Terminbuchung: Intelligente Terminvorschläge und Online-Buchung. Die Installation dieser Funktion geht einfach und schnell.
• Patientenakte: Patientendaten, Behandlungsverlauf, Terminhistorie inkl. Notizen, Leistungen, Befunde und Rechnungen auf einen Blick.
• Videosprechstunde: betriebssystem- und plattformunabhängig.
• Bodycharts: interaktive Körperskizze, um zB Schmerzpunkte visuell darzustellen. Auch diesbezügliche Änderungen im Behandlungsverlauf sind leicht dokumentierbar.
• Verrechnung: Du kannst die Abrechnung machen, Rechnungen erstellen und exportieren. Mit der Software wird auch Kartenzahlung möglich und sie enthält den GOÄ Katalog.
• Registrierkasse: Gesetzeskonform und mit Sicherheitszertifikat. Automatisches Backup sowie Tages- und Monatsabschlüsse.
• Verwaltung: Übersichtliche Tages- und Wochenplanung, gemeinsame To-Dos, Benachrichtigungen und viele Filtermöglichkeiten.
• Terminerinnerung: Automatische Terminerinnerungen, um Ausfälle zu vermeiden.
• DSGVO: Du kannst Zustimmungen DSGVO-konform einholen sowie Rechnungen DSGVO-konform versenden. Auch wichtige DSGVO-Dokumente erstellt das Tool für Dich.