Termine online buchen: Was sind die Vor- und Nachteile für Therapeuten und Patienten?
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Dass ein moderner Web-Auftritt für TherapeutInnen und ÄrztInnen inzwischen zur Grundausstattung gehört, steht wohl außer Frage. Dabei sollte aber auch die Möglichkeit Termine online zu buchen nicht fehlen.
Immer mehr PatientInnen wünschen sich die Möglichkeit, selbstständig Termine online zu buchen.
Die Nachfrage nach einer Online Terminvergabe im Gesundheitsbereich steigt. Fakt ist: Ein Großteil der PatientInnen wünscht sich die Möglichkeit, Termine eigenständig online buchen zu können. Eine Umfrage aus dem Jahr 2018 belegt, dass 87% der Befragten selbst schon einmal einen Arzttermin online gebucht haben und dies in Zukunft wieder tun würden (Meinungsforschungsinstitut „Research Now“ im Auftrag von Jameda). Diesem Trend entsprechend nutzen knapp 70% der appointmed KundInnen die integrierte (und kostenlose) Online Buchung für PatientInnen im täglichen Betrieb.
Warum aber ist diese Funktion so beliebt? Und was sind die Vor- und Nachteile einer online Terminvergabe? Darüber möchten wir in diesem Artikel sprechen.
Die Vorteile der Online Terminbuchung bei TherapeutInnen und ÄrztInnen
Ganz klar für die Online Buchung spricht, dass PatientInnen ihre Termine außerhalb der Öffnungszeiten eigenständig buchen können. Die Terminfindung stellt somit eine wesentlich niedrigere Hürde mehr dar. Freie Termine werden direkt angezeigt und sind mit nur wenigen Klicks gebucht.
Das bedeutet: Keine langen Telefonate, keine Verständnisfehler, keine Warteschleife und vor allem keine verlorenen KundInnen, die einen Termin außerhalb der Telefonzeiten buchen wollten.
PatientInnen erhalten nach der Bestätigung ihrer Terminanfrage sofort eine Bestätigung per E-Mail und eine automatische Erinnerung an den bevorstehenden Termin. So können Terminausfälle stark reduziert werden.
Online gebuchte Termine kosten allen Beteiligten weniger Zeit. Gewonnene Zeit, die TherapeutInnen zum Beispiel für die Betreuung zusätzlicher PatientInnen einsetzen können.
Wie funktioniert die Online Buchung bei appointmed?
Online Termine buchen mit appointmed
Wir haben den Trend, hin zur online Terminbuchung bereits früh erkannt. Seit 2018 kann die Online Buchung von allen appointmed KundInnen kostenlos genutzt werden. Mit nur wenigen Klicks und innerhalb von Minuten können die wichtigsten Einstellungen gemacht und die Funktion aktiviert werden. Dabei erhält jede/r appointmed KundIn einen individuellen Link zur persönlichen Buchungsseite, die auch auf der eigene Website eingebunden werden kann. Zusätzlich lässt sich der Link natürlich auch in der E-Mail Signatur und auf Facebook, Instagram usw. einzufügen.
Die wichtigsten Einstellungen der Online Terminbuchung
Zuerst wird definiert, welche Behandlungen überhaupt innerhalb der Online Buchung angeboten werden sollen. Diese Entscheidung kann natürlich individuell und für jede/n MitarbeiterIn der Praxis getroffen werden.
Minimale Vorlaufzeit bei der online Terminbuchung
Danach definiert man die Vorlaufzeit für Terminbuchungen und stellt buchbare Zeiten nach seinen Wünschen und Anforderungen ein. So wird unter anderem ausgeschlossen, dass ein/e PatientIn einen Termin zu kurzfristig oder zu weit in der Zukunft bucht. Unabhängig von den eigentlichen Öffnungszeiten der Praxis, lässt sich die Buchung auch nur für bestimmte Tage und Zeiten aktivieren. Die so genannten „intelligenten Termingruppen“ verhindern Lücken im Kalender, indem nur Slots direkt vor und nach bestehenden Terminen angeboten werden.
Die appointmed Online Buchung ist dabei immer mit dem Terminkalender synchronisiert. Trägt ein/e TherapeutIn einen Termin ein, so steht dieser Zeitraum nicht länger für die Buchung zur Verfügung. So werden Doppelbuchungen oder Terminüberschneidungen ausgeschlossen.
Online Terminanfrage annehmen
Sendet ein/e PatientIn schließlich eine Terminanfrage, erhält der/die Therapeut/in eine Benachrichtigung in der Praxissoftware und auch via E-Mail. Man ist dann frei zu entscheiden, ob man die Anfrage annehmen oder ablehnen möchte. PatientInnen werden automatisch über angenommene oder abgelehnte Terminanfragen informiert. Über ein optionales Feld lässt sich zusätzlich eine persönliche Bemerkung an die Terminbestätigung oder -absage anhängen.
Bei jeder Anfrage überprüft das System außerdem, ob sich der/die PatientIn bereits in der Kartei befindet. Bekannte PatientInnen können direkt übernommen werden – neue PatientInnen können mit nur wenigen Klicks angelegt und für die Zukunft gespeichert werden.
Gibt es auch Nachteile bei der Online Terminvergabe?
Der Vollständigkeit halber sollte man an dieser Stelle auch den Nachteilen der Online Buchung Platz einräumen. Da PatientInnen ihre Termine online buchen geht der persönliche Kontakt am Telefon verloren, der vor allem bei neuen PatientInnen vor ihrem ersten Besuch in der Praxis geschätzt wird. Abhilfe kann hier schaffen, dass nur Folgetermine online angeboten werden und ein Ersttermin nach wie vor persönlich zu vereinbaren ist.
Es kann auch nicht ausgeschlossen werden, dass PatientInnen sich bei Datum oder Uhrzeit irren oder einfach mit der Technik nicht gut zurechtkommen. Es muss einem bewusst sein, dass man ein Stück Verantwortung an den/die PatientIn abgibt, wenn man sich für die Möglichkeit der Online Terminbuchung entscheidet. Wenig technik-affine PatientInnen könnten davon sogar abgeschreckt werden, sodass sie als Folge Termine bei der Konkurrenz vereinbaren. Aus diesem Grund sollte auf der Website immer auch eine telefonische Kontaktmöglichkeit zu finden sein, an die sich PatientInnen bei Fragen wenden können.
Auch das Thema Datenschutz ist an dieser Stelle erwähnenswert. Besteht zB die Möglichkeit, dass PatientInnen im Zuge der Online Buchung persönliche Gesundheitsdaten (Diagnosen, Krankheitsverläufe,…) eingeben können, widerspricht dies möglicherweise der DSGVO. Aus diesem Grund werden bei der appointmed Online Buchung auch nur die nötigsten Kontaktdaten erhoben.
Zusammenfassung
Die Online Terminbuchung öffnet viele Türen – sowohl für PatientInnen, als auch für TherapeutInnen und ÄrztInnen. Man benötigt weniger Zeit bei der Administration von Terminen und der Terminkalender füllt sich auch nach Feierabend quasi von alleine.
Dennoch sollte man sich auch der Nachteile bewusst sein und diese auf jeden Fall berücksichtigen. Eine gute Alternative könnte auch eine Kombination aus online und telefonischer Terminvereinbarung sein. So kann unserer Meinung nach der größte Nutzen für eine Praxis erzielt werden.
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