Terminerinnerungen per SMS sorgen für weniger Ausfälle in Deiner Praxis

Teilt die SMS schon bald das Schicksal der Videokassette? In Zeiten, in denen jede und jeder zu WhatsApp greift, scheint der „Short Message Service“ komplett an Relevanz zu verlieren. Und doch: Für ein Ziel ist die gute alte SMS nach wie vor eines der wirksamsten Werkzeuge, das appointmed Praxen zur Verfügung stellt – die Termintreue der eigenen PatientInnen zu erhöhen.

Die kurze Geschichte der SMS

„Merry Christmas“ – so lautete die allererste SMS, die 1992 verschickt wurde. Geschrieben wurde sie noch am Computer, denn Handys mit geeigneten Tastaturen gab es damals schlicht noch nicht. Das erste Mobiltelefon, das eigenständig SMS versenden konnte, kam erst ein Jahr später auf den Markt. Seither hat sich einiges getan: Instant-Messaging-Dienste wie WhatsApp, Facebook Messenger oder Viber haben die Art, wie wir kommunizieren, grundlegend verändert. In Österreich wurde die Spitzenzahl an versendeten SMS im Jahr 2012 erreicht, seither ist die Zahl rapide gesunken.

Ist die Zeit der SMS also vorbei?

Nein – auf keinen Fall. Die Anwendung hat sich einfach verschoben. Es stimmt, wir schicken uns privat weniger Kurznachrichten per SMS, süße Katzenbilder teilen sich über WhatsApp einfach angenehmer. Das bedeutet aber nicht, dass die Vorteile der SMS verschwunden sind – im Gegenteil, für die professionelle Terminkommunikation ist die SMS heute relevanter denn je:

• Jedes Mobiltelefon kann SMS empfangen – ganz ohne App-Installation, Account oder Internetverbindung. Das ist der entscheidende Vorteil gegenüber WhatsApp und Co., die erst installiert werden müssen.
  
• Die Reaktion auf eine eingehende SMS ist nach wie vor unmittelbar: Das Handy liegt meist eine Armlänge entfernt und ist damit ständig verfügbar.
  
• Datenschutzrechtlich ist eine SMS unkompliziert zu handhaben: Es wird lediglich die ohnehin bekannte Telefonnummer verwendet – es müssen keine Nachrichteninhalte über die Server eines Drittanbieter-Messengers laufen, dessen Datenverarbeitung PatientInnen erst zustimmen müssten.

Was verpasste Termine Praxen wirklich kosten

Verpasste Termine sind nicht nur ärgerlich, sondern auch teuer – und das Problem ist größer, als viele Praxen annehmen. Einer Erhebung des Zentralinstituts für die kassenärztliche Versorgung aus dem Jahr 2020 zufolge rechnen deutsche Facharztpraxen im Schnitt mit einem jährlichen Verlust von rund 5.409 Euro allein durch geplatzte Termine – wobei die Einbußen je nach Fachrichtung stark variieren.

Die Kassenärztlichen Bundesvereinigung bezifferte, dass im ersten Quartal 2023 rund 22 % der über den Online-Terminservice gebuchten fachärztlichen Termine nicht wahrgenommen wurden – in der Psychotherapie lag die Quote sogar bei 27 %. Das deckt sich mit internationalen Zahlen: Eine systematische Auswertung von mehr als 105 wissenschaftlichen Studien kommt auf eine durchschnittliche No-Show-Rate von etwa 23 % über alle Terminarten hinweg.

Warum PatientInnen Termine überhaupt vergessen

Bevor man über Lösungen spricht, lohnt sich der Blick auf die Ursache – und die ist überraschend eindeutig. In einer Studie der Universität Lübeck gaben über 60 % der PatientInnen, die nicht zu ihrem Termin erschienen waren, an, ihn schlicht vergessen zu haben. Nur weniger als 6 % sagten bewusst nicht ab, weitere 6 % trauten sich nicht abzusagen, und 4 % hatten schlicht keine Möglichkeit dazu, etwa weil die Praxis telefonisch nicht erreichbar war. Das ist die eigentlich gute Nachricht:

Das größte Problem ist nicht Unzuverlässigkeit oder mangelndes Interesse, sondern schlichtes Vergessen im Alltag – und genau das lässt sich mit einer einfachen Erinnerung sehr wirksam lösen.

Was die Wissenschaft über SMS-Erinnerungen sagt

Es gibt mittlerweile eine ganze Reihe wissenschaftlicher Studien zur Wirkung von SMS-Erinnerungen unter verschiedensten Umständen und bei unterschiedlichen Zielgruppen. Aufgrund dieser großen Zahl an Einzeluntersuchungen haben ForscherInnen in den vergangenen Jahren sogenannte systematische Übersichtsarbeiten (Meta-Analysen) durchgeführt – quasi die Auswertung aller Experimente und der daraus resultierenden Daten.

Erklärung zum Diagramm: Auf der vertikalen Achse wird die Veränderung der Anwesenheit von Patienten gegenüber jenen ohne einer SMS-Benachrichtigung dargestellt. Jedes Paar an Punkt bildet ein Experiment und der daraus resultierende Ergebnis ab.

Der grundlegende Konsens:

• PatientInnen, die eine SMS als Terminerinnerung erhalten, erscheinen deutlich häufiger zu vereinbarten Terminen als PatientInnen ohne Erinnerung.
• In der Praxis senken automatische SMS- und E-Mail-Erinnerungen verpasste Termine um bis zu ein Drittel – besonders dann, wenn die Nachricht eine einfache Möglichkeit zur Bestätigung oder Absage enthält.
• Am wirksamsten ist dabei nicht eine einzelne Nachricht, sondern eine kleine Sequenz: eine Bestätigung direkt nach der Buchung, eine Erinnerung 48 bis 72 Stunden vor dem Termin und eine kurze Erinnerung am Vortag oder am Tag selbst.

Wie der Effekt im Einzelfall ausfällt, hängt stark von der Art der Behandlung, der Erkrankung und dem Alter der Zielgruppe ab. Die einzige Gruppe, bei der SMS-Erinnerungen kaum zusätzlichen Nutzen bringen, sind langjährige StammpatientInnen – also jene, die ohnehin regelmäßig und in konstanten Abständen zur gleichen Praxis kommen. Für diese Zielgruppe lohnt sich die SMS trotzdem: nicht als Erinnerung, sondern als persönlicher Kontaktpunkt, etwa für einen Geburtstagsgruß oder den Hinweis auf eine Vorsorgeaktion.

SMS und Datenschutz: Was TherapeutInnen wissen sollten

Ein oft unterschätzter Vorteil der SMS gegenüber app-basierten Messengern: Für den Versand wird lediglich die Telefonnummer benötigt, die der Praxis ohnehin für die Terminvereinbarung vorliegt. Es müssen keine Nachrichteninhalte über die Infrastruktur eines Drittanbieters laufen, und PatientInnen müssen keiner zusätzlichen App-Nutzungsbedingung zustimmen. Das macht die datenschutzrechtliche Einordnung im Vergleich einfacher – ersetzt aber nicht die üblichen Pflichten: Praxen sollten den Versand von Terminerinnerungen in ihrer Datenschutzerklärung erwähnen und im Zweifel mit der oder dem eigenen Datenschutzbeauftragten oder einem entsprechenden Beratungsangebot abstimmen, wie die Einwilligung der PatientInnen am besten dokumentiert wird.

SMS-Benachrichtigungen bei appointmed

Mit der SMS-Benachrichtigung können appointmed-KundInnen ihre PatientInnen automatisch an bevorstehende Termine erinnern. Ein einziger Klick reicht aus, und die SMS wird rechtzeitig vor dem Termin versendet – ganz ohne manuellen Aufwand im Praxisalltag.

Darüber hinaus lassen sich einem – oder mehreren – PatientInnen SMS mit frei wählbarem Text schicken. So kann zum Beispiel auf besondere Aktionen und Angebote hingewiesen werden oder ein freundlicher Geburtstagsgruß versendet werden. Kombiniert mit einer einfachen Möglichkeit für PatientInnen, einen Termin online zu verschieben oder abzusagen, wird aus der SMS-Erinnerung ein vollständiges Werkzeug gegen No-Shows: Wer rechtzeitig erfährt, dass ein Termin frei wird, kann den Slot an eine andere Person vergeben, statt am Ende einfach einen leeren Stuhl zu haben.

Häufig gestellte Fragen

Neugierig geworden? Aktiviere die SMS-Erinnerung in Deiner appointmed-Terminverwaltung und reduziere No-Shows in Deiner Praxis mit nur einem Klick.

Adela Inzinger

Customer Success Specialist, appointmed GmbH

Ursprünglich aus dem HR und Recruiting Bereich kommend, ist Adelas wahre Stärke die persönliche Kommunikation mit Menschen. Sie ist die erste Anlaufstelle für Fragen aller Art und sorgt bei unseren Kunden für einen reibungslosen Ablauf mit appointmed.

Veröffentlicht: 7. August 2026

Aktualisiert: 7. August 2026