Fünf Vorteile einer elektronischen Patientenakte gegenüber Stift und Papier

Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Nur ungern ändert man jahrelange Gewohnheiten und probiert „etwas Neues“ aus. Dabei muss eine Umstellung auf neue Arbeitsweisen gar nicht mühsam sein und bringt mitunter ungeahnten Nutzen und Vorteile mit sich.

In diesem Artikel zeigen wir anhand von fünf Beispielen, warum Stift und Papier längst Schnee von gestern sind und dass eine elektronische Patientenakte (kurz: EPA) der Standard in jeder modernen Praxis sein sollte.

1. Verwaltung: Von der Zettelwirtschaft zu strukturierten Daten

Regale füllen sich mit Ordnern voller Gesundheitsdaten, Überweisungen, Befunden,… Der Schreibtisch ist voller Dokumente, Post-Its und anderen Notizen. Es ist an der Zeit, Ordnung ins Chaos zu bringen!

Die elektronische Patientenakte beinhaltet alle wichtigen Informationen der Patientin bzw. des Patienten und ist mit wenigen Mausklicks erreichbar. Das Wühlen nach Gesundheitsdaten in Ordnern und Papierstapeln ist dank einfacher Suchfunktionen am Computer nicht mehr notwendig. Abgesehen vom einfacheren Zugang zu den Daten schaffst Du damit auch Platz in Deiner Praxis. Am besten beschreibt diese zufriedene appointmed-Kundin den Nutzen der EPA:

„Dank euch muss ich mir keine Gedanken mehr über Aktenablage oder Verrechnung machen. So macht mein Praxisalltag Spaß!“
– Sandra H., Psychotherapeutin

Ganz nebenbei sparst Du damit auch eine Menge an Papier. Ein Vorteil, der sowohl der Umwelt als auch Deiner Geldbörse zugutekommt.

2. Ordnung: Das Wichtigste auf einen Blick

Alle elektronischen Gesundheitsdaten Deiner Patientinnen und Patienten sind übersichtlich, auf einen Blick in der EPA verfügbar. Persönliche Daten, Behandlungsnotizen, Dokumente oder andere wichtige Informationen sind in Sekundenschnelle abrufbar. So kann der Behandlungsfortschritt schnell und unkompliziert festgehalten werden.

Die Zeiten loser Dokumente in Papierakten sind damit endgültig vorbei. Die Dokumentation kann beliebig oft und vor allem unkompliziert erweitert und ergänzt werden. Ordnung muss sein; oder in den Worten von Logopädin Claudia Eggbauer:

„Ordnung zu halten ist jetzt viel einfacher. Ich habe auf jeden Fall mehr Platz auf meinem Schreibtisch und das ganze Papierchaos ist Schnee von gestern.“

Elektronische Patientenakten können auch niemals „voll“ sein, oder zu wenig Platz für neue Daten haben. Die Einrichtung ist unkompliziert und sie sind unbegrenzt erweiterbar, ohne dabei jemals unübersichtlich zu werden.

3. Elektronische Datensicherung: Nichts geht verloren

Stellen wir uns kurz folgendes Horrorszenario vor: In der Wohnung über Deiner Praxis bricht ein Wasserrohr und setzt Deine Praxis unter Wasser. Viele Papierakten sind klatschnass und Daten werden unleserlich. Oder noch schlimmer: Ein Feuer bricht aus und vernichtet restlos alle Patientenakten, Informationen, Computer, Festplatten …

Bei einer Kombination von elektronischen Patientenakten und dezentraler Speicherung – also in einem gesicherten Rechenzentrum – kann es praktisch zu keinem Verlust von Daten durch Umwelteinflüsse mehr kommen. Der Zugriff auf die Informationen ist jederzeit gewahrt. Auch verlegte Dokumente, wie ein verlorener Kalender (ein weitaus weniger drastisches, wenngleich auch häufigeres Szenario), sind ausgeschlossen, da alle Daten der Versicherten an einem Ort gespeichert sind.

Die langfristige, sichere und verschlüsselte Speicherung von Daten der Patientinnen und Patienten entspricht auch der Aufbewahrungspflicht, zu der TherapeutInnen gesetzlich verpflichtet sind. Die elektronische Patientenakte übernimmt diese Vorgänge automatisch und regelmäßig, sodass Du Dich nicht darum kümmern musst.

4. Flexibilität: Vorteile der digitalen Welt …

Nicht jedem liegt das Tippen am Computer. Moderne Betriebssysteme bieten die Möglichkeit, Text in natürlicher Sprache zu diktieren. Das gilt natürlich auch für Patientenakten. Gesprochenes wird dabei automatisch in Text umgewandelt und gespeichert.

Auch handschriftliche Notizen, Skizzen oder Fotos finden ihren Platz in der digitalen Patientenakte. Dokumente können einfach abfotografiert oder eingescannt und direkt in die Akte hochgeladen werden. Sinn macht das zum Beispiel, wenn Du Deiner Patientin oder Deinem Patienten handschriftliche Skizzen für Hausübungen mitgeben möchtest. Fotografiert und in der Patientenakte gespeichert, bist Du für den Fall gerüstet, dass das Original verloren geht. Eine Kopie lässt sich dann direkt aus der EPA heraus schnell per E-Mail versenden.

Das Erstellen von Patientenbriefen oder anderen Drucksorten ist bei modernen Softwarelösungen ebenfalls kein Problem und funktioniert auf Knopfdruck. Eine wirkliche Erleichterung für Deine Praxis.

5. Zugriff: Die ganze Praxis immer dabei

Der Zugriff auf jede Patientenakte ist rund um die Uhr und ortsunabhängig möglich. Das Prinzip von „jederzeit und überall verfügbar“ bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die Physiotherapeut Thomas Kundegraber wie folgt beschreibt:

„Ich kann zum Beispiel von zu Hause aus darauf zugreifen, am Abend oder sogar sonntags, wann immer ich etwas Bestimmtes bei einer/m PatientIn nachschauen möchte.“

Anders als bei unzähligen Ordnern im Aktenschrank der Praxis ist der mobile Zugriff auf jede Art von Daten von jedem beliebigen Ort aus möglich. Ebenso ist es egal, ob der Zugriff via PC, Laptop oder mobil über die App am Smartphone oder Tablet erfolgt. Da Du Dein Smartphone wahrscheinlich die meiste Zeit bei Dir trägst, befindet sich die gesamte Praxis ebenfalls immer in Deiner Hosentasche.

Willst Du Dir selbst ein Bild davon machen?

Willst Du selbst testen, wie appointmed all diese Vorteile in einer Anwendung vereint? Die elektronische Patientenakte ist ein wesentlicher Bestandteil unserer Praxis-Software und bietet unseren KundInnen neben intelligenter Terminverwaltung und integrierter Abrechnung (inkl. Registrierkasse) alle Funktionen, die sie für die Administration ihrer Praxis benötigen.